문서 관리 시스템은 워크플로우를 개선하고 협업을 돕는 등 다방면으로 유용합니다. 본 가이드는 문서 관리 시스템의 장점을 정리했습니다.
비즈니스 환경이 빠르게 변화하고 있고, 경쟁은 더욱 치열해지고 있습니다. 통계에 따르면 2021년 기준으로 약 3250만 개의 소규모 사업자가 있다고 합니다. 이 많은 기업이 동일한 고객층을 대상으로 사업을 하고 있으며 일부 기업은 경쟁사를 따라잡기 위해 고군분투하고 있습니다.
앞으로 몇 년 동안 경쟁이 더 가속화될 것이 예상되며, 2021년 신규 사업 신청 건수가 사상 최대인 540만 건을 기록하여 올해는 가장 많은 신규 진입자를 맞이할 예정입니다.
그렇다면, 비즈니스가 살아남기 위해 무엇을 할 수 있을까요? 한 가지 방법은 최첨단 문서 관리 시스템을 활용하는 것입니다.
문서 관리 시스템이 정확히 무엇인지, 사용법과 장점 그리고 시스템 선정법에 대해 자세히 알려드립니다.
문서 관리 시스템이란 무엇입니까?
문서 관리 시스템(DMS)은 문서를 저장, 추적, 검색하는 컴퓨터 프로그램입니다. 세 가지 주요 기능을 자세히 살펴보겠습니다.
문서 캡처
종이 문서를 전자적으로 저장할 수 있도록 디지털화하는 과정입니다. 이 작업은 스캐너를 사용하거나 PDF 및 기타 디지털 파일을 DMS에서 읽을 수 있는 형식으로 변환하여 수행할 수 있습니다.
문서 인덱싱
문서를 쉽게 찾고 검색할 수 있도록 분류하고 태그를 지정하는 프로세스입니다. DMS는 수동 또는 자동으로 이 작업을 수행할 수 있습니다. 광학 문자 인식(OCR)과 자연어 처리(NLP) 알고리즘을 사용합니다.
문서 검색
검색 엔진 또는 찾아보기 기능을 사용하여 DMS에서 문서를 찾고 검색하는 프로세스입니다. 검색은 문서 메타데이터 또는 전체 텍스트 검색을 기반으로 할 수 있습니다.
문서 관리 시스템(DMS)은 어떻게 작동합니까?
DMS는 파일을 전자적으로 구성하고 저장합니다. 이러한 시스템은 전자 문서와 종이 문서의 이미지를 추적하고 관리합니다.
문서 관리 소프트웨어는 메타데이터 또는 기타 문서 속성을 기반으로 문서 관리 워크플로우 작업을 수행합니다.
문서 관리 시스템의 이점은 무엇입니까?
아래 예시와 같이 최적의 문서 관리 시스템에 투자하면 다방면으로 조직을 개선할 수 있습니다.
1. 종이 절약
세계적으로 디지털화가 보편화되면서, 종이 사용량은 감소하고 있습니다. 점점 더 많은 기업들이 환경에 관심을 기울이며 종이 사용을 줄이기 위해 문서 관리 시스템을 도입하고 있습니다.
평균적인 직장인들은 일 년에 10,000장의 종이를 사용합니다. DMS를 설치하면 이 수치가 크게 감소할 수 있습니다.
DMS는 회사의 모든 문서를 중앙 저장소에 저장합니다. 이를 통해 종이 복사본을 인쇄하는 대신 디지털 복사본을 쉽게 찾고 공유할 수 있습니다.
종이 사용량이 줄어든다면 벌채해야하는 나무의 양이 줄어들어 환경 보호에도 도움이 됩니다. 또한 인쇄 및 보관 비용도 절감할 수 있습니다.
2. 시간 절약
사용자가 수동으로 하는 문서 관련 작업을 자동화하면 일반적으로 소요되는 시간이 단축됩니다.
예를 들어 문서 관리 시스템은 자동으로 종이 문서를 디지털화할 수 있습니다. 이렇게 하면 수동으로 작업을 수행할 필요가 없으므로 전체 워크플로우 설계에 도움이 될 수 있습니다.
또한 DMS는 문서를 색인화하고 분류할 수 있어 파일을 찾을 때 용이합니다. 또한 누가 언제 어떤 문서에 접근했는지 추적할 수 있으므로 변경사항은 누구에게 업데이트되어야 하는지 쉽게 알 수 있습니다.
요약하자면, 문서 관리 시스템을 사용하면 대량의 문서를 빠르고 효율적으로 쉽게 관리할 수 있습니다.
3. 쉬운 문서 검색
DMS의 주요 장점 중 하나는 대량의 데이터를 빠르게 검색할 수 있다는 것입니다.
DMS는 문서 검색 프로세스를 자동화하여 파일 검색을 더 용이하게 합니다. 이는 워크플로우 최적화가 핵심인 오늘날의 빠른 속도로 진행되는 비즈니스 환경에서 특히 유용합니다.
모든 수신 문서에서 검색 가능한 색인을 작성함으로써, 이러한 시스템을 통해 사용자는 시간을 낭비하지 않고 필요한 항목을 찾을 수 있습니다. 게다가, 많은 DMS들은 광학 문자 인식 기술을 사용합니다.
이를 통해 종이 문서를 스캔하고 디지털화할 수 있습니다. 따라서 직원들은 시스템의 검색란에 몇 가지 키워드를 입력하기만 하면 파일을 빠르게 검색할 수 있습니다.
4. 뛰어난 보안 및 컴플라이언스
DMS의 중요한 이점 중 하나는 중요한 정보 손실 또는 손상을 방지하는 데 도움이 된다는 것입니다. 종이 문서에 의존할 필요성을 줄이며, 이를 통해 데이터 침해 또는 규정 준수 위반으로 이어질 수 있는 많은 위험 요소를 제거하여 비용 손실 위험을 줄일 수 있습니다.
기업은 특정 파일에 액세스할 수 있는 사용자를 규제할 수 있으며, 따라서 중요한 데이터는 높은 수준의 통제를 유지하는 데 도움이 됩니다.
DMS는 또한 직원들이 사생활과 기록 보존에 관련된 규정을 효율적으로 준수하도록 도와줍니다.
또한 강력한 추적 기능이 특정 문서를 처리하는 방법을 이해하는 것을 도와줍니다. 이를 통해 규제 기준을 충족하고 막대한 벌금을 피할 수 있습니다.
5. 협업 촉진
문서 관리 시스템의 핵심은 협업을 촉진하도록 설계되어 있다는 점입니다. 문서 중앙화가 되어 있는 경우, 팀 구성원은 정보를 공유하고 함께 프로젝트 작업을 할 수 있습니다.
서로 다른 위치 또는 시간대에 분산되어 있는 팀의 경우 문서를 신속하게 찾고 공유할 수 있는 기능은 협업 촉진에 필수적입니다. 이렇듯 DMS는 팀이 안전하고 효율적으로 협업할 수 있는 방법을 제공합니다.
6. 고객 서비스 및 만족도 향상
훌륭한 고객 서비스는 신규 고객 유치를 희망하는 모든 기업이 갖춰야 하는 필수 요소입니다. 그리고 좋은 고객 서비스의 핵심 요소 중 하나는 질의응답과 신속한 문제 해결입니다. 이 영역은 문서 관리 시스템이 꼭 필요합니다.
문서 관리 시스템은 고객과 관련된 문서 처리와 작업을 자동화함으로써 고객 서비스 담당자가 보다 신속하게 문제 해결을 할 수 있도록 지원합니다.
또한 문서 관리 시스템은 기업이 고객과의 상호 작용을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 근본적인 문제를 쉽게 파악하고 해결할 수 있습니다.
7. 문서 프로세스 가시성
오늘날 업무 환경은 막대한 양의 문서와 데이터에 빠르게 압도될 수 있습니다.
문서 관리 시스템은 기업이 문서 프로세스에 대해 더 많은 가시성을 제공합니다. 이를 통해 소싱 활동에서 영업, 인사 업무에 이르기까지 모든 사항에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
DMS는 시간이 지남에 따라 문서의 변경사항을 추적합니다. 모든 문서 활동에 대한 정확한 기록을 유지함으로써 기업이 리스크를 완화하고 규정 준수 요건을 보다 효과적으로 해결할 수 있도록 지원합니다.
8. 더 나은 의사 결정
DMS는 또한 과거의 경향과 패턴에 대한 통찰력을 제공합니다. 과거의 성과에 대한 포괄적인 보고서를 통해 직원들은 본능이나 추측보다는 정확한 데이터를 기반으로 전략적인 결정을 내릴 수 있습니다.
그런 의미에서 문서 관리 시스템은 조직에 상당한 경쟁력을 제공합니다.
문서 관리 시스템 선택 방법
다음은 귀사에 적합한 문서 관리 시스템 솔루션을 찾을 수 있는 다섯 가지 팁입니다.
요구 사항 정리하기
문서 관리 시스템을 선택하는 첫 번째 단계는 DMS 도입 시 필요한 요구 사항을 정리하는 것입니다. 다음과 같은 질문을 고려해야 합니다.
- 어떤 종류의 문서를 관리해야 합니까?
- 이러한 문서를 추적하고 관리하기 위한 구체적인 요구 사항은 무엇입니까?
- 자동화하고자 하는 프로세스는 무엇입니까?
이러한 질문을 통해 기업에 적합한 문서 관리 시스템을 명확하게 파악할 수 있습니다.
문서 워크플로우 고려하기
문서 관리 시스템을 선택할 때 문서 워크플로우를 고려하는 것이 중요합니다. 문서를 조직 내에서 어떻게 이동합니까? 현재 시스템의 병목 현상은 무엇입니까?
문서 워크플로우를 이해하면 문서 관리 프로세스를 간소화하는 DMS를 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 문서 관련 업무 지연이 최소화됩니다.
보안 요구 사항 고려하기
문서 관리 시스템에는 상당한 양의 중요한 정보가 들어 있습니다. 따라서 문서 보안을 우선시하는 시스템을 선택하는 것이 중요합니다. 규제 요건 준수를 보장하는 DMS를 고려합니다.
DMS 평가 시 고려 사항:
- 데이터 암호화
- 사용자 권한
- 감사 증적
- 문서 만료
이렇게 모든 조건을 고려하면 사용자의 요구를 완벽하게 충족하는 기능을 갖춘 시스템을 얻을 수 있습니다.
예산 고려하기
문서 관리 시스템은 막대한 투자이므로 시스템을 선택할 때 예산을 고려하는 것이 중요합니다. 여러 공급업체로부터 견적을 받아야 합니다. 최종 결정을 내리기 전 각 시스템의 특징과 비용을 비교하세요.
팀 요구 사항 고려하기
문서 관리 시스템을 선택할 때 팀의 요구 사항을 고려하는 것이 중요합니다. 어떤 유형의 문서 관리 기능이 필요합니까? 어떤 유형의 사용자 인터페이스에 가장 익숙합니까?
이러한 세부 정보를 알면 모두에게 더 쉽고 효율적인 시스템을 선택하는 데 도움이 됩니다.
문서 관리 시스템을 최대한 활용해 보세요.
문서 관리 시스템은 기존의 문서 처리 방법보다 많은 이점을 제공합니다. 향상된 워크플로우에서 협업 강화에 이르기까지 문서 관리 시스템을 통해 비즈니스를 보다 효율적으로 운영할 수 있습니다.
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