워크플로우 최적화는 여러 가지 방법을 통해 기존 워크플로우를 개선하는 것입니다. 최적화에는 비용 절감, 작업 효율성 향상, 새로운 기능 추가, 작업 시간 단축 및 기타 요소를 들 수 있습니다. 콜러베이트(Collavate)는 귀사의 생산성을 향상하도록 고안되었지만 임직원의 참여 없이는 불가능합니다. 귀사의 비즈니스 프로세스를 좀더 개선하는 데 도움을 드리고자 아래 글로 정리하였습니다.
문제 정의하기
워크플로우를 최적화하기에 앞서, 귀하가 해결하고자 하는 특정 문제에 대한 정의 부터 할 필요가 있습니다. 귀하가 작업을 수행하는데 방해되는 요소가 무엇입니까? 워크플로우에서 시간을 낭비하게 만드는 문제가 무엇입니까? 정의된 문제는 귀하의 목표와 목표를 달성하기 위한 기준을 세우는 데 도움이 될 것입니다.
워크플로우 유형 및 이에 대한 작업 정의하기
문제를 정의한 후, 다음 단계는 최적화 하고자 하는 워크플로우의 유형을 결정하는 것입니다. 대부분의 경우, 최적화할 목표로 가장 효율적인 워크플로우 유형을 선택하는 것이 좋습니다. 이를 통해 모든 리소스, 모든 수고와 시간을 가장 효과적으로 활용하도록 할 수 있습니다.
개선하고자 하는 영역 정의하기
워크플로우 최적화는 워크플로우의 일부 작업을 자동화 해 개선할 수 있는 영역을 식별하는 데 도움이 되는 툴입니다. 가령, 수동으로 입력하여 에러가 만들어 지고 있다면, 실수하는 부분에 대해 사전에 입력하여 실수를 하는 시간을 줄이고 이후 수정을 할 수 있을 것입니다. 이를 통해 시간을 줄이고 에러가 없는 업무환경을 만들 수 있습니다.
더 많은 작업 자동화하기
수행해야 하는 작업을 식별하고 자동화하면 작업을 완료하는 데 걸리는 시간과 해당 프로세스에서 발생하는 오류 수를 줄일 수 있습니다. 따라서 생산성이 향상되고 전체 워크플로우 프로세스의 효율성이 향상됩니다.
실행 계획 구축
워크플로우를 변경하기에 앞서, 시간 절약 또는 특정 기능에 대한 스피드 향상과 같은 최종 목표를 세웁니다. 그런 뒤 워크플로우를 통해 최종 목표를 달성하기 위한 일정을 수립합니다.
일정 예를 들자면 “매주 금요일 아침에 회사 웹사이트에 뉴스레터를 다운로드 하십시오.”가 있습니다. 이 일정은 뉴스레터를 작성한 직원에게 구글 스프레드시트를 만들어 모든 구독자를 입력하게 만듭니다. 동시에 이 직원은 스프레드시트의 변경사항을 모니터링 합니다.
담당 직원은 매일 스프레드 시트를 확인하고 일정에 맞춰 주간 뉴스레터를 만들 준비를 마칠것 입니다.
평가, 모니터링 및 재정립
워크플로우를 최적화하는 다음 단계는 현재 워크플로우를 평가하는 것입니다. 평가 후에 기존 워크플로우가 운영상 효율적인지 점검 할 수 있습니다. 워크플로우를 평가하는 것은 최적화를 성공시키는 데 매우 중요합니다. 워크플로우를 효과적으로 최적화하려면, 어떤 부분에 개선이 필요한지 통찰력을 얻기 위한 프로세스에 대한 정기적인 평가와 모니터링이 필요합니다.
몇가지 검토 사항:
시간은 돈입니다. 높은 품질의 업무는 가능한한 빨리 완료되어야 합니다. 시간과 노력을 낭비하지 않고 처음부터 제대로 시작할 수 있도록 프로세스를 작동할 시스템이 마련되어 있어야 합니다. 작업이 제시간에 완료되도록 하려면 워크플로우 최적화에 리소스를 할당하는 것이 가장 중요합니다. 워크플로우 최적화는 기존 시스템과 정책을 고려하고 특히 귀하의 비즈니스에 맞춰 이루어져야 합니다.
콜러베이트와 같은 툴을 통해 작업 방식을 변경하지 않고 현재 워크플로우에 통합할 수 있습니다. 그리고 작업 내용을 공유, 승인 및 상태를 알릴 수 있는 기능을 사용해 작업 흐름을 개선합니다.
워크플로우를 보다 효과적으로 최적화하는 방법에 대한 조언이 필요하다면 메시지를 보내주세요. 귀하를 위해 기존 워크플로우를 검토하고 보다 효율적으로 만드는 방법에 대한 팁과 유용한 정보를 제공해 드릴 수 있습니다.