비즈니스에서 해야 할 일은 항상 있고 하루안에 모두 효율적으로 업무를 완료하기엔 언제나 시간이 충분하지 않으며 일을 완벽히 끝내는 것이 어렵다는 것은 우리 모두 알고 있는 사실입니다.
다행히도 삶을 더 간소화시키는데 도움이 되는 도구와 프로세스가 있습니다. 이 중에는 프로세스를 보다 효율적으로 설계하는 시스템인 ‘워크플로우 설계’가 있습니다. 이것은 단순히 시간을 절약하는 것 뿐만 아니라 관련된 정해진 프로세스에 따라 모든 사람이 자신의 기술, 경험, 지식을 가지고 당면한 과제에 열정적으로 기여할 수 있도록 합니다.
본 가이드를 통해 워크플로우가 실제 생활에 쓰이는 방법과 비즈니스에 어떤 영향이 있는지 정리해 보았습니다.
워크플로우 설계 시작하기
워크플로우 설계에 앞서 비즈니스 내 작업과 프로세스를 식별하고 정의해야 합니다. 이미 해야할 업무목록을 가지고 있다면 워크플로우 설계를 바로 시작하면 됩니다.
우선, 각 작업을 단계별로 나누고 전체 프로세스를 시각화하면 어디에서 잠재적인 문제가 있는지 알 수 있고 문제가 발생하기 전에 해결할 수 있습니다.
예를 들어, 블로그에 대한 기사를 작성하는 업무가 있다고 가정해봅니다. 이 작업에 대한 워크플로우를 설계한다면 먼저 업무를 개별 단계로 나눠야 합니다. 첫 번째 단계는 기사 주제를 설정하는 것입니다. 다음은 해당 주제에 대해 조사하고 데이터를 수집하는 것입니다. 두 번째 단계까지 완료되었다면 이제 초안을 작성하고 포맷을 만듭니다.
각 단계에는 정확하게 수행해야 할 작업과 소요 시간(시간 단위)이 포함되어야 합니다. 그런 다음 예상된 작업과 시간을 사용해 전체 프로세스에 대한 타임라인을 작성해 업무가 언제 시작되고 끝나는지 표시할 수 있습니다. (표시된 업무는 정한 일정 내에 완료 목표) 또한, 관련 소프트웨어를 사용해 워크플로우의 일부를 자동화하는 것이 매우 유용할 수 있습니다.
프로세스 맵 만들기
작업 흐름을 설계하는 첫 번째 단계는 프로세스 맵(Process Map)을 만드는 것입니다. 프로세스 맵이란 각 프로세스의 단계에 대한 다이어그램을 말합니다. 프로세스 맵은 직원들이 업무를 수행할 때 따라야 하는 일종의 블루프린트와 같습니다. 예를 들어 문서의 초안부터 제출, 최종 승인에 이르기까지, 1단계부터 최종단계가 하나의 선으로 구성될 수 있습니다.
프로세스 매핑 작업은 쉽지 않지만, 필수적인 작업입니다. 프로세스 맵의 다이어그램은 작업 완료와 관련된 모든 단계를 식별하고 다음에 수행해야 할 작업을 결정하는 데 큰 도움이 되기 때문입니다.
프로세스 맵이 상세할수록 다른 사람에게 위임해야 할 작업과 문제가 발생할 수 있는 위치 그리고 다른 프로세스 배치를 결정하는 데 많은 도움이 됩니다.
워크플로우 설계가 끝나면 이제 비즈니스에 구현할 수 있습니다. 구현을 위해 가장 좋은 방법은 워크플로우가 생산성과 효율성을 높이는데 어떻게 도움이 되는데 조직의 리더에게 보여주는 것 입니다.
또한 회사에서 사용할 수 있는 기술을 검토하고 이에 따라 업무를 할당합니다. 이때 할당받은 담당자가 너무 많은 책임을 지지 않도록 해야 합니다.
콜러베이트와 같은 워크플로우를 사용하면 프로세스를 더 간단하고 이해하기 쉽게 유지할 수 있습니다.
타임라인 제작하기
워크플로우 설계는 타임라인을 작성하는 것부터 시작합니다. 타임라인은 프로세스 맵이기도 하고 누가 무엇을 언제 그리고 각 작업에 드는 시간을 알려줍니다.
타임라인을 작성하는 것은 문제가 발생할 수 있는 부분을 식별하는 데 도움이 되기 때문에 워크플로우 설계에 매우 중요합니다. 타임라인을 통해 불필요한 작업을 찾아내어 작업에 드는 리소스와 시간을 절약할 수 있습니다.
타임라인의 유형으로는 일반적으로 간트(Gantt) 차트와 프로젝트 관리 소프트웨어(PMS) 두 가지 유형이 있습니다.
간트 차트는 PMS보다 간단하지만 사용자가 계산하는 작업이 필요합니다. 일반적으로 시작 날짜와 기간을 포함한 가로 막대가 각 작업을 나타냅니다. 막대그래프에는 작업에 걸리는 시간과 작업 순서를 보여줍니다.
PMS(프로젝트 관리 소프트웨어)는 간트차트 보다 복잡하지만 작업 간의 종속성을 보여주고, 프로젝트 관리 측면에서 더 큰 유연성을 제공합니다. 또한, 작업에 대한 실시간 업데이트와 특정 작업에 리소스를 할당 그리고 진행 상황에 필요한 보고서를 생성할 수 있기 때문에 훨씬 더 유용합니다. 이러한 유형의 타임라인은 규모가 큰 장기 프로젝트에 사용되며 콜러베이트와 같은 소프트웨어와 연동됩니다.
프로세스 설계에 팀 참여
워크플로우 설계는 프로세스를 보다 효율적으로 설계하기 위한 시스템입니다. 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어 모든 사람이 자신의 기술, 경험, 지식 및 당면한 과제를 해결하는 데 집중할 수 있도록 합니다.
콜러베이트 직원으로써 몇 년 동안 저는 콜러베이트에 근무하고 있는 동료 직원을 포함해 많은 사람과 대화를 했습니다. 콜러베이트 직원들이 회사의 미래에 관심을 가지고, 당면한 과제를 해결하기 위해 열중하는 모습을 보면 항상 마음이 따뜻해집니다.
만약 팀을 워크플로 설계에 참여시킨다면 구현은 더 쉬워지고 모든 사람들이 프로세스를 긍정적으로 생각할 것입니다. 여러분의 팀은 회사가 성취하고자 하는 목표에 대한 큰 그림에 자신의 역할, 업무가 어떻게 연관이 있는지 충분히 이해하고 새로운 일을 맡는 것을 즐거워할 것입니다.
워크플로우 설계는 업무를 신속하고 효율적으로 수행해 직원들이 가치 있는 일을 하고 있다고 느끼게 합니다. 직원들을 설계 과정에 참여시키면, 직원으로서 더 큰 성취감과 가치를 느끼게 될 것이고 궁극적으로 적극적인 참여를 이끌어낼 수 있습니다.
생활과 비즈니스에 밸런스 있는 워크플로우 구현
워크플로우 설계는 프로세스를 보다 효율적이고 수행하기 쉽게 디자인하는 프로세스입니다. 단순히 시간을 절약하는 것뿐만 아니라 프로세스를 쉽게 따라가도록 함으로써 관련된 모든 사람이 자신의 기술, 경험, 지식 및 당면한 작업에 대해 집중할 수 있도록 합니다. 워크플로우 설계를 통해 사람들이 자신이 잘하는 일을 할 수 있도록 시스템을 만든 다음 해당 작업을 수행하고 필요에 따라 위임할 수 있습니다.워크플로우 설계를 생활과 비즈니스에 구현할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. 가장 간단한 방법 중 하나는 팀을 위해 승인 및 협업 소프트웨어를 구현해 조직을 보다 체계적이고 투명하게 만드는 것입니다.