오늘날 바코드와 QR코드는 매우 일반적으로 사용되고 있습니다. 소모품, 기프트 카드, 라벨 등에 쉽게 찾아볼 수 있으며 슈퍼마켓이나 상점 등 거의 모든 곳에서 볼 수 있습니다.
QR 코드는 여러 유형의 바코드 중 하나로 숫자나 문자 정보가 가능한 1차원적인 바코드에 비해 QR코드는 2차원적 구성으로 보다 더 많은 정보를 저장할 수 있습니다. QR 코드는 문서를 공유 할 때 매우 유용합니다. QR 코드를 통해 사무실 문서, 송장, 계약서, 기록에 안전하고 쉽게 액세스 할 수 있습니다.
콜러베이트는 전자결재 문서를 PDF로 출력 시 QR 코드를 생성하여 함께 출력합니다. 이를 통해 QR코드를 스마트폰 카메라로 인식하는 즉시 전자결재 문서로 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 다음과 같은 이점이 있습니다.
1. 출력된 PDF 영구 버전 대비 디지털 전자결재 버전 간의 차이점 확인. 이를 통해 어떤 문서가 최신버전인지, 혹은 진본 등 위변조 판별이 가능합니다.
2. PDF 문서를 일부 소실 하였을 경우 디지털 문서 백업본에 언제든지 접근이 가능하며 디지털 문서의 변경 이력도 확인할 수 있습니다.
3. CEO 등 경영진이 디지털 결재가 아닌 종이로 출력하여 결재하는 것을 선호할 경우 출력물에 대한 결재를 받은 뒤 디지털 버전에 대해서는 대리결재나 전결 등 처리 및 레코드가 가능합니다.
4. 이외에도 PDF 출력문서를 수정해야하거나 보다 상세한 내용을 확인하기 위해 QR코드 스캔을 통해 디지털 전자결재 문서를 확인할 수 있으므로 오프라인과 온라인 문서간의 중개자로 활용할 수 있겠습니다.
결재선상에 포함되지 않은 사용자가 QR코드로 스캔을 하는 경우 디지털 문서에 엑세스가 되지 않기때문에 보안의 문제도 전혀 없습니다.
사용 방법은 간단합니다. 결재 중이거나 결재 완료된 문서에 대해 콜러베이트 우측 결재선 사이드 바에서 ‘PDF 파일로 변환’을 선택합니다.
PDF로 출력이 완료되면 첫페이지에 다음과 같은 QR가 삽입되어 있음을 확인할 수 있습니다. 이제 언제든지 본 QR코드로 전자결재 문서에 접근할 수 있습니다.
