조직에서 전자결재를 통해 구매품의를 진행하는 경우, 자동으로 콜러베이트에서 완료된 전체 구매품의서 목록을 스프레드 시트에 기록되도록 설정할 수 있습니다. 대규모 제조회사의 다양한 부서에서 요청된 구매품의서를 모아서 관리하고 특정 일자에 승인된 내역을 확인 해야하는 시나리오를 상상해봅시다. 각 부서에서는 콜러베이트에 등록된 도메인 공유 템플릿을 활용하여 공통된 양식의 구매품의서를 작성하고 결재를 요청하게 됩니다. 이 때, 해당 템플릿에 콜러베이트 관리대장을 연결해두었다면 완료된 전자결재(승인완료, 반려, 취소)에 대하여 별도의 관리가 필요 없이 자동으로 별도의 스프레드 시트에 전자결재 내역이 기록되며, 이후 손쉽게 구매품의서에 대한 승인 반려 내역 및 문서 링크를 하나의 시트에서 확인할 수 있습니다.
해당 가이드에서는 템플릿에 관리대장을 연결하는 방법에 대해 설명합니다.
템플릿에 관리대장 생성/연결하기 #
콜러베이트 템플릿에 관리대장 문서(스프레드시트)를 연결하면 해당 템플릿을 사용해 제출된 전자결재를 자동으로 기록할 수 있습니다.
1단계: 템플릿에 관리대장 연결하기 #
- 템플릿 메뉴로 이동합니다.
- 내 템플릿 또는 도메인 공유 템플릿 메뉴로 이동합니다.
- 관리대장 기능을 연결할 새로운 템플릿을 생성하거나 기존 템플릿 수정화면으로 이동합니다.
- 오른쪽 메뉴 리스트에서 전자결재관리대장 탭으로 이동합니다.
- 관리대장으로 사용할 sheet 우측에서 샘플 복사를 클릭하거나, 목록에서 선택합니다.
- 샘플 복사: 콜러베이트에서 제공하는 기본 관리대장 설정을 불러옵니다. 해당 샘플 시트를 그대로 활용하거나 수정하여 활용할 수도 있습니다.
- 선택: 기존에 사용하던 문서 관리대장이 있는 경우, 해당 스프레드시트 문서를 찾아 연결할 수 있습니다.
| 참고: 관리대장은 구글 스프레드시트 형식의 파일만 연결할 수 있습니다. |
2단계: 연결된 관리대장에 기록할 항목 설정하기 #
관리대장 연결이 완료되었다면, 이제 각 열(Column)에 기입될 항목을 지정해야 합니다. 샘플을 사용하는 경우, 사전에 각 열의 제목에 맞게 기입될 항목이 연결되어 있으며, 기존 사용하던 관리대장을 선택하신 경우 기입할 데이터를 선택하신 후 입력될 열을 설정해야 합니다.
- 관리대장 탭에서 기입 항목 리스트 영역으로 이동합니다.
- 드롭다운 메뉴 리스트에서 기록을 원하는 항목을 선택합니다.
- 오른쪽에서 열(#) 버튼을 클릭 후 연결된 관리대장에 해당 항목이 기록될 열을 선택합니다.
3단계: 설정한 관리대장 테스트 및 템플릿 저장하기 #
모든 항목에 대한 지정이 완료되면 이제 자신이 연결한 항목을 테스트 후 이상이 없을 경우 저장할 수 있습니다.
저장이 완료되면, 조직 구성원이 해당 템플릿을 활용하여 전자결재를 제출하고 완료될때마다 지정된 관리대장에 자동으로 기록됩니다.
- 아래쪽에서 전자결재
- 아래쪽에서 테스트 실행하기 버튼을 클릭합니다.
- 테스트 데이터가 연결된 행에 입력됩니다.
- 입력된 데이터를 확인합니다.
- 모든 연결이 정상적으로 설정되었다면, 템플릿 저장 버튼을 클릭합니다.
연결된 관리대장 확인 또는 삭제하기 #
템플릿에 관리대장이 연결되어있는 경우, 템플릿 메뉴 리스트에서 해당 템플릿 메뉴에 연결된 관리대장 제목을 확인하실 수 있습니다. 연결된 관리대장의 제목을 선택하면 해당 파일에 대한 구글 드라이브 링크로 바로 이동됩니다.
주의: 특정 사용자가 해당 관리대장의 값을 수동으로 변경 또는 삭제할 수 없도록 편집 권한을 확인하십시오.
관련 리소스 #
- 공식 가이드: 전자결재 템플릿 문서를 관리대장에 연결하기
- 동영상 가이드: 승인된 전자결재 이력을 자동으로 스프레드시트에 기록하기