전자결재 템플릿 문서를 관리대장에 연결하기

콜러베이트를 통해 템플릿 문서를 구글 스프레드시트 관리대장에 연결할 수 있습니다. 본 가이드는 휴가신청서의 예를 들어 템플릿을 상신 시 내용이 어떻게 지정된 시트에 정보가 로그 될 수 있는지 살펴보겠습니다. 본 기능을 이용하면 상신자 이름, 상신 및 승인시간, 문서의 특정 셀의 값 등의 정보를 연결된 시트에 저장할 수 있습니다.

콜러베이트앱에 접속한 다음 좌측 “템플릿” 메뉴로 가서 이미 만들어져 있는 템플릿을 선택한다음 “템플릿 수정”아이콘을 눌러 템플릿 수정 화면으로 갑니다. 또는 내 문서 중 하나를 새 템플릿으로 만듭니다.

템플릿 편집 페이지로 이동하면 우측 사이드 바 목록에 “관리 대장” 탭을 확인하실 수 있습니다. 기존에 관리대장 시트가 없을 경우 샘플 복사 링크를 눌러 새 관리대장 샘플 시트를 생성하여 본 템플릿과 연결할 수 있습니다. 본 사례에서는 샘플 복사 링크를 눌러 새 시트를 만들어 보겠습니다. 샘플 시트가 성공적으로 추가되었다는 팝업과 함께 새탭에 샘플 시트가 생성되며 첫 행에 변수명을 확인할 수 있습니다. 

테스트 실행하기를 눌러 만들어진 시트와 템플릿이 제대로 연결되었는지 확인할 수 있습니다.

이제 본격적으로 세팅을 하는 방법을 살펴보겠습니다. 우선 하기와 같이 샘플시트를 살펴보면:

첫번째 탭은 CV-Process-Log 즉 템플릿에 연결된 내용이 종류별로 기록되는 곳입니다.
두번째 탭 Company Report Ledger(Auto-fill)은 이해를 돕기위해 예쁘게 디자인된 보고서 폼 양식입니다.
세번째 탭 Charts(Auto fill)은 기록된 내용이 차트로 표현될 수 있도록 미리 만들어둔 대시보드 입니다.

다시 템플릿으로 가보겠습니다. 관리대장탭의 하단의 화살표 왼쪽은 데이터를 참조하는 템플릿에 대한 내용이며 우측은 샘플 시트입니다.

현재 디폴트로 결재관련 모든 정보가 시트에 저장되도록 되어 있으며 (+) 아이콘을 눌러 템플릿의 특정 셀의 값을 시트의 특정 컬럼에 저장되도록 할 수 있습니다. 가령 휴가신청자를 입력하는 셀을 선택하고 관리대장 시트의 Q 컬럼에 저장되도록할 수 있습니다.

이후 테스트 실행하기를 통해 제대로 작동되는지 테스트 한다음 템플릿을 저장합니다.

이후 본 휴가신청서 템플릿을 사용하는 임직원은 휴가신청서 작성 및 상신을 통해 전자결재가 진행될때 휴가신청서의 작성 내용과 전자결재 상태 관련 내용이 관리자의 관리대장에 기록되므로 직원될 휴가신청 신청일, 승인여부, 잔여일 등을 간편히 집계할 수 있습니다.

참고를 위해 콜러베이트를 통해 로그로 기록할 수 있는 변수 목록, 즉 드롭다운 메뉴 옵션은 다음과 같습니다.

1. 결재문서에 있는 셀을 선택: 사용자가 템플릿 내 특정 셀을 지정하고 해당 셀에있는 값을 기록 할 수 있습니다.
2. 전자결재 종류: 상신됨, 승인됨, 동의됨 또는 거부됨과 같은 승인 상태값을 기록합니다.
3. 전자결재 제목: 전자결재 제목은 일반적으로 처리되는 문서 파일의 이름을 따릅니다.
4. 전자결재 URL: 전자결재문서의 주소
5. 태그: 해당 전자결재 문서에 적용된 모든 태그
6. 첨부파일: 전자결재 문서에 사용 된 모든 첨부파일 이름을 기록합니다.
7. 상신자 의견: 전자결재 상신 때 작성된 의견 내용
8. 상신자명: 전자결재문서를 제출한 사용자 이름을 기록합니다.
9. 상신자 이메일주소: 전자결재를 상신한 사용자의 이메일 주소를 기록합니다.
10. 상신일: 전자결재 문서 상신일을 기록합니다.
11. 전체 결재기한: 글로벌 공통 결재기한을 설정하였다면 본 내용을 기록합니다.
12. 모든 결재자명: 전자결재선에 있는 모든 승인자 이름
13. 모든 결재자 이메일 주소: 결재자의 이메일 주소
14. 마지막 결재자명: 결재선의 최종 승인자 이름
15. 마지막 결재자 이메일 주소: 결재선의 최종 승인자 이메일 주소
16. 전자결재 최종결과: 전자결재의 최종 결과를 기록합니다 (예, 승인됨, 거부됨, 취소됨).
17. 최종 승인/반려된 날짜: 전자결재가 완료된 날짜를 기록합니다.

사용사례

1. 지출 추적 관리대장이 연결된 지출결의서 템플릿
지출결의서를 회사 공유 템플릿으로 설정하고이 템플릿을 비용추적보고서 스프레드 시트에 연결할 수 있습니다. 임직원이 지출결의서 양식을 상신할때마다 양식의 데이터가 연결된 스프레드시트 관리대장에 자동으로 기록됩니다. 이를 통해 임직원별 지출, 총지출 등을 집계 및 분석할 수 잇습니다. 자세한 사례 내용을 보려면 여기를 클릭하십시오.

2. 임직원 휴가내역 보고서가 연결된 휴가신청서 템플릿
많은 직원의 휴가신청 내용을 처리하기 위해 휴가신청서 템플릿을 HR 관리부서 담당자가 임직원휴가관리대장에 연결할 수 있습니다. 각 임직원이 템플릿을 이용하여 휴가신청서 상신 시 HR 담당자는 결재승인에 따라 모든 내용이 관리대장에 기록되는것을 확인할 수 있으며 이에 따른 인사관리, 경조사 관리 등에 활용할 수 있습니다. 자세한 사례 내용을 보려면 여기를 클릭하십시오.

상기 사례외에도 다양한 전자결재 템플릿을 관리대장에 연결할 수 있습니다. 템플릿 문서 관리대장 연결에 대한 1:1 지원이 필요하시면 서포트로 문의주시기 바랍니다.