콜러베이트 이메일 템플릿 수정하기

콜러베이트에서는 일반 사용자와 관리자가 이메일 템플릿 형식을 사용자 환경에 맞게 수정할 수 있도록 제공합니다. 이메일 템플릿 맞춤 설정을 하려면 다음 단계를 따르세요:

  • 콜러베이트 비즈니스의 경우, 관리자가 좌측의 관리자 메뉴를 선택한 다음 이메일 템플릿 메뉴로 가서 템플릿을 수정할 수 있습니다.
  • 팀/싱글프리를 사용하는 사용자의 경우, 우측 상단의 프로필 업데이트를 눌러 알림 설정 메뉴로 가서 이메일 템플릿을 변경할 수 있습니다.

이메일 템플릿에는 다음 세 가지 카테고리가 있습니다.:

  1. 전자결재 이메일 템플릿 
  2. 전자결재 수정 이메일 템플릿
  3. 포스트 알림 이메일 템플릿

각 템플릿 카테고리의 세부 이메일 템플릿별로 맞춤 설정이 가능합니다. 하기 가이드에 따라 이메일 템플릿을 수정할 수 있습니다.

전자결재 및 전자결재 수정 관련 이메일 알림 템플릿 수정하기 #

시작하려면 변경하고자하는 알림의 우측에 있는 이메일 템플릿 수정하기 링크를 선택합니다. 예를 들어 아래 스크린샷의 결재 처리할 문서가 도착했을 때 알림 받기의 경우, 템플릿의 세부 컨텐츠를 확인할 수 있습니다.

  1. 자동완성 라이브러리는 전자결재와 관련된 변수들을 의미합니다. 본 변수값들을 선택해서 이메일 제목이나 본문에 추가하실 수 있습니다. 이메일이 발송되면, 선택하신 자동완성 값의 내용으로 대체되어 나타나게 됩니다. 하기 스크린샷 예를 위해  ${senderEmail} 및 ${title}을 제목부분에 추가하였습니다. 본 값은 실제 알림 이메일에 나타나는것이 아니라 발신자의 실제 이메일과 문서파일의 이름이 제목에 포함되어 나타나게 됩니다.
  2. 하기 예를 통해 알림에 대한 이메일의 제목을 변경할 수 있습니다. 제목에 포함 시키려면 프로세스 변수를 포함 할 수 있습니다.
  3. 이메일 본문 부분에 어떤 내용을 넣을지 수정할 수 있습니다.
  4. Sample 미리보기를 눌러 바뀐 이메일 템플릿을 미리 보기할 수 있습니다.
  5. 저장을 눌러 변경된 템플릿 내용을 저장합니다.
  6. 재설정을 누르면 이메일 템플릿 초기값으로 되돌릴 수 있습니다.
  7. 마지막으로 변경되어 저장된 이메일 템플릿 날짜를 확인할 수 있습니다.

소셜 포스트 관련 이메일 알림 템플릿 수정하기 #

이메일 템플릿 과정과 유사한 방식으로, 나를 언급할 때 알림 받기에 대해 이메일 템플릿 수정하기를 클릭합니다.  하기 스크린 샷을 통해,  템플릿의 세부 컨텐츠를 확인할 수 있습니다.

  1. 자동완성 라이브러리는 포스트와 관련된 변수들을 의미합니다. 본 변수값들을 선택해서 이메일 제목이나 본문에 추가하실 수 있습니다. 이메일이 발송되면, 선택하신 자동완성 값의 내용으로 대체되어 나타나게 됩니다. 하기 스크린샷 예를 위해 ${senderName}을 제목부분에 추가하였습니다. 본 값은 실제 알림 이메일에 나타나는것이 아니라 발신자의 실제 이름이 제목에 포함되어 나타나게 됩니다.
  2. 하기 예를 통해 알림에 대한 이메일의 제목을 변경할 수 있습니다. 제목에 포함 시키려면 포스트 변수를 포함 할 수 있습니다.
  3. 이메일 본문 부분에 어떤 내용을 넣을지 수정할 수 있습니다.
*자동완성 변수값 목록 #

전자결재 및 전자결재 수정을 위한 자동완성 라이브러리 변수에 대한 설명은 아래 내용을 참고하세요.

$ {title} – 전자결재 파일 이름을 의미합니다.
$ {processURL} -전자결재 대한 URL을의미합니다.
$ {processType} – 제출자가 설정 한 전자결재 유형을 의미합니다.
$ {status} – 전자결재 상태 (검토, 승인 또는 거부)를 의미합니다.
$ {senderName} – 전자결재를 보낸 사용자의 이름을 의미합니다.
$ {senderEmail} – 전자결재를 보낸 사용자의 이메일을 의미합니다.
$ {senderComment} – 사용자가 작성한 의견을 의미합니다.
$ {submitDate} – 전자결재 제출 날짜를 의미합니다.
$ {reviewerEmail} – 승인자의 이메일을 의미합니다.
$ {reviewerName} – 승인자의 이름을 의미합니다.
$ {reviewerComment} – 리뷰어가 작성한 모든 의견을 의미합니다.
$ {reviewerDate} – 사용자가 전자결재를 검토 한 날짜를 의미합니다.
$ {editorName} – 전자결재를 편집 한 사용자의 이름을 의미합니다.
$ {editorEmail} – 전자결재를 편집 한 사용자의 이메일을 의미합니다.
$ {resetDate} – 전자결재가 재설정 된 날짜를 의미합니다.

*포스트에 대한 자동완성 라이브러리 키 #

$ {senderName} – 언급 한 사용자의 실제 이름을 의미합니다.
$ {senderEmail} – 나를 언급 한 사용자의 이메일을 의미합니다.
$ {postURL} – 사용자에게 소식에 대한 직접 링크를 제공합니다.
$ {commentorName} – 게시물에 댓글을 작성한 사람의 이름을 의미합니다.
$ {commentorEmail} – 게시물에 댓글을 작성한 사람의 이메일을 의미합니다.
$ {groupName} – 그룹 이름을 의미합니다.
$ {groupURL} – 사용자에게 그룹에 대한 직접 링크를 의미합니다.

* 자동완성 값 라이브러리 참고사항:  #
  • 자동완성 값을 원하는만큼 포함하도록 선택할 수 있습니다.
  • 자동완성이 사용되었지만 사용 된 데이터가 없는 경우 이메일에 나타나지 않습니다. 예를 들어 사용자가 $ {reviewerComment}를 사용하고 승인자가 코멘트를 하지 않았다면 ${reviewerComment}는 내용이 없으므로 이메일 상에는 포함되지 않습니다.
  • 특정 자동완성 값은 특정 알림 에만 사용할 수 있습니다.