콜러베이트를 사용하면 모든 결재 문서를 구글 드라이브에서 만들어지고 저장 관리됩니다. 그렇지만 구글 드라이브에 저장된 결재 문서에 대한 소유권 변경과 유실이 없음을 검증하는 방법이 없었습니다.
수천건의 결재 문서 중 단 한건의 유실로도 기업입장에서는 큰 손실로 이어질 수 있습니다.
콜러베이트팀에서는 구글 드라이브에 저장된 모든 콜러베이트 결재 문서에 대하여 재귀적인 전수 검사를 통해 무결성을 보장할 수 있는 기능을 출시하였습니다.
콜러베이트 ‘문서 검증’ 기능은 콜러베이트를 통해 제출된 구글 드라이브 문서 및 파일이 문서 관리자의 구글 드라이브에 안전하게 보관 되어 있는지 여부와 소유권 상태를 자동으로 반복 검증합니다.
콜러베이트 ‘문서 검증’ 기능을 사용해 결재 문서의 소유 권한을 일괄적으로 조사하고 문서의 존재 유무 여부를 확인할 수 있습니다.
출시 예정
콜러베이트 5.1.7 버전 (2022년 12월 예정)
대상
콜러베이트 문서 관리자
시작하기
문서 검증을 통해 확인 가능한 항목은 다음과 같습니다:
- 콜러베이트 전자결재 정보와 구글 문서 및 파일의 문서관리자 소유 및 파일 존재 여부
- 콜러베이트 전자결재 정보와 연결된 구글 문서 및 파일의 세부 정보
(예. 소유자, 마지막 수정일, 마지막 수정자, Google Drive 링크 등)
콜러베이트 관리자 및 문서관리자는 조회를 원하는 기간을 설정해 문서 검증을 진행하고, 진행된 문서 검증 보고서를 스프레드시트 형식으로 이메일로 전송받을 수 있습니다.
위 과정을 통해 Google Drive에서 미리 설정한 접근 권한 및 문서가 콜러베이트 문서 관리자 계정의 소유로 안전하게 보관되어 있는지 여부를 확인할 수 있습니다.