Collavate의 관리대장 기능을 활용하면, 전자결재 시 연결된 시트로 내용을 저장할 수 있습니다. 해당 가이드에서는 휴가신청서의 예를 들어 관리대장 기능 활용 방법을 살펴보겠습니다.
휴가 신청서 템플릿을 선택 후 템플릿 사용하기를 클릭한 뒤 샘플 관리대장과 연결하면 다음과 같은 세팅이 완료됩니다.
이제 본격적으로 세팅을 하는 방법을 살펴보겠습니다. 우선 하기와 같이 샘플시트를 살펴보면:
- 첫번째 탭(CV-Process-Log)은 즉 템플릿에 연결된 내용이 종류별로 기록되는 곳입니다.
- 두번째 탭(Company Report Ledger(Auto-fill))은 이해를 돕기위해 예쁘게 디자인된 보고서 폼 양식입니다.
- 세번째 탭(Charts(Auto fill))은 기록된 내용이 차트로 표현될 수 있도록 미리 만들어둔 대시보드 입니다.
다시 템플릿으로 가보겠습니다. 관리대장탭의 하단의 화살표 왼쪽은 데이터를 참조하는 템플릿에 대한 내용이며 우측은 샘플 시트입니다.
현재 디폴트로 결재 관련 모든 정보가 시트에 저장되도록 되어 있으며 (+) 아이콘을 눌러 템플릿의 특정 셀의 값을 시트의 특정 컬럼에 저장되도록 할 수 있습니다. 가령 휴가신청자를 입력하는 셀을 선택하고 관리대장 시트의 Q 컬럼에 저장되도록할 수 있습니다.
이후 테스트 실행하기를 통해 제대로 작동되는지 테스트 한다음 템플릿을 저장합니다.
이후 본 휴가신청서 템플릿을 사용하는 임직원은 휴가신청서 작성 및 상신을 통해 전자결재가 진행될때 휴가신청서의 작성 내용과 전자결재 상태 관련 내용이 관리자의 관리대장에 기록되므로 직원될 휴가신청 신청일, 승인여부, 잔여일 등을 간편히 집계할 수 있습니다.