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전자결재 시스템의 주요 도입 이유 중 하나는 비용 관련 업무의 효율적 관리 때문입니다. 콜러베이트를 이용하면 중요 문서의 승인 전후의 추적 과정을 체계화하여 무단 변경을 방지하고 책임을 분명히 할 수 있습니다. 예를 들어, 판매나 수입과 관련된 인보이스, 세금 계산서 및 주문서와 같은 거래 문서를 콜러베이트를 통해 정기적으로 제출할 수 있습니다. 이후 제출한 인보이스에 대한 전자결재 승인 절차가 모두 완료되면, 담당자는 승인된 문서 내용을 승인 일시 및 결재자 정보 등이 포함된 승인 내역과 함께 PDF로 저장하거나 출력할 수 있습니다. 저장된 PDF 파일은 상위 담당자 또는 관련 책임자들의 검토 및 결정을 돕는데 사용할 수 있으며, 감사 등을 위한 증거 자료로 사용할 수 있습니다.
이처럼, 콜러베이트의 전자결재 출력 기능을 활용하면 분기별 활동 보고서의 승인을 간소화하고 데이터 기반 의사 결정 문화를 육성함으로써 업무의 투명성과 책임성을 강화할 수 있습니다.
전자결재 PDF로 내보내기 #
| 참고: 현재 진행중인 전자결재도 출력이 가능합니다. 만약 아직 결재 대기열에 결재를 완료하지 않은 사용자가 있는 경우, 해당 사용자의 전자결재 승인 내역은 ‘진행중‘으로 표기됩니다. |
- 전자결재 메뉴에서 출력을 희망하는 전자결재를 선택합니다.
- 전자결재 팝업의 우측 전자결재하기 메뉴 하단에서 더보기 메뉴를 클릭합니다.
- 아래 인쇄 옵션을 참고하여 상황에 맞는 옵션을 선택합니다:
- 인쇄(PDF로 다운로드): 전자결재 승인 내역, 전자결재 URL, 그리고 메인 파일과 첨부파일을 모두 PDF로 변환합니다. 구글 드라이브에 업로드된 전자결재 원본 파일에 대한 링크가 첫 페이지에 포함되어 있습니다.
- 인쇄(클래식): 전자결재 승인내역과 메인 파일만 포함하여 PDF로 변환합니다.
- 인쇄 & 첨부파일(클래식): 전자결재 승인 내역과 함께 메인 파일 및 첨부파일을 모두 PDF로 변환합니다. 구글 드라이브에 업로드된 전자결재 원본 파일에 대한 링크는 포함되지 않습니다.
- PDF 변환과 관련된 정책에 동의합니다.
- 잠시 후 새 탭에서 변환된 PDF 문서를 확인합니다.
인쇄 옵션 #
| 옵션명 | 출력 시 포함되는 정보 |
| 인쇄(PDF로 다운로드) | 전자결재 승인내역 콜러베이트 전자결재 URL 전자결재 문서 URL 메인 파일 첨부파일 전자결재 링크 QR코드(문서 하단) |
| 인쇄(클래식) | 전자결재 승인내역 메인 파일 전자결재 링크 QR코드(문서 하단) |
| 인쇄 & 첨부파일(클래식) | 전자결재 승인내역 메인 파일 첨부 파일 전자결재 링크 QR코드(문서 하단) |
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공식 가이드: 전자결재 문서를 PDF 파일로 인쇄하기