コラベート「決裁文書の完全性と安定性」を大幅に向上させた大規模アップデートを実施

コラベートは、「決裁文書データの完全性と安定性」を大幅に向上させたコラベート5.1.7バージョンをリリースします。 今回のリリースは、コラベート決済機能とポストなどサービス安定性と関連した40余りの改善事項が含まれた大規模アップデートです。 文書所有権及び紛失の有無を検査する「コラベート文書検証機能」  コラベートから提出されたすべての決裁文書は、Google ドライブに保存されます。 しかし、グーグルドライブに保存された決裁文書が外部の要因で所有権が変更されたり紛失した場合、文書追跡に困難が発生する可能性があります。 データの完全性を高めるためのコラベートの継続的な取り組みの一環として、コラベート文書管理者を対象に文書検証(Document Validation)機能を新たに追加しました。  これから、コラベートで処理される電子決裁文書の所有権および紛失有無を周期的に検査し、これを報告書の形でダウンロードすることができます。 レポートにより、ユーザーのミスにより文書ソースが削除または変更されたことを確認し、組織のデータセキュリティをさらに向上させることができます。 決裁者も決裁文書のタイトルを変更可能 これまで、コラベートは決裁文書のデータ信頼性のために、上申者以外の決裁者が文書のタイトルを変更することを許可していませんでした。 そのため、以前のコラベート決裁文書のタイトルは、上申者が最初に提出した文書のタイトルが固定的に表示されました。 最近、企業内の水平的協業文化が定着し、決裁者が検討だけを遂行する役割から抜け出し、文書協業過程に積極的に参加する事例が増えています。 このような流れに合わせて、上申者だけでなく、決裁者が決裁過程で修正する文書のタイトルもリアルタイムで変更事項が反映されるようにアップデートされます。 クラシック印刷モードで添付ファイルも一緒に出力 多くのユーザーは、伝統的な決裁文書レイアウトで出力されるクラシック印刷を好みます。 しかし、従来のクラシック印刷は添付ファイルが一緒に出力されず、添付ファイルを別途出力しなければならない不便さがありました。 今回のリリースでクラシックレイアウトと添付ファイルが一緒に出力される”印刷&添付ファイル(クラシック)オプションが追加されました。

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すべての決裁文書の完全性を検査するコラベート文書検証機能のリリース。

コラベートを使用すると、すべての決裁文書がGoogle ドライブで作成され、保存管理されます。 しかし、グーグルドライブに保存された決裁文書に対する所有権変更と流失がないことを検証する方法がありませんでした。  数千件の決裁文書のうち、たった1件の流失でも企業の立場では大きな損失につながる可能性があります。   コラベートチームでは、グーグルドライブに保存されたすべてのコラベート決裁文書に対して、再帰的な全数検査を通じて完全性を保障できる機能を発売しました。 コラベート「文書検証」機能は、コラベートを通じて提出されたグーグルドライブ文書およびファイルが文書管理者のグーグルドライブに安全に保管されているかどうかと所有権状態を自動的に繰り返し検証します。 コラベート「文書検証」機能を使用して決裁文書の所有権限を一括的に調査し、文書の存在有無を確認することができます。 発売予定コラベート 5.1.7 バージョン(2022年12月予定) 対象コラベート文書管理者 始まる 文書検証を通じて確認できる項目は次のとおりです。: コラベート電子決裁情報とグーグル文書とファイルの文書管理者所有及びファイル存在有無 コラベートの電子決済情報に関連付けられているGoogleドキュメントとファイルの詳細 (例。所有者、最後の修正日、最後の修正者、Google Drive リンクなど) コラベート管理者および文書管理者は、照会を希望する期間を設定して文書検証を行い、進行された文書検証報告書をスプレッドシート形式で電子メールで受けることができます。 上記のプロセスを通じて、Google Driveであらかじめ設定したアクセス権限と文書が、コラベート文書管理者アカウントの所有として安全に保管されているかどうかを確認することができます。

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CEO Letter: グローバル企業のリレー方式業務と時差克服について

企業内の構成員が海外に居住したり、様々な国籍を持つグローバル組織である場合、一緒にプロジェクトを進める際に、各構成員が居住する国の時間帯によって業務時間が異なります。 この場合、円滑なプロジェクト進行のために、伝統的な業務方式とは異なる方式の業務方式を導入する必要があります。 例えば、韓国とアメリカ東部、そしてアメリカ西部にそれぞれ位置する企業組織の場合、韓国時間(KST)基準でおおよそ月曜日の午後10時から土曜日の午前10時まで、毎日約20時間の共通業務時間が作られることがあります。 毎日約20時間の共通業務時間を可能にする最も効果的な方法は、みんなで一緒に業務を同時に進めることではなく、リレー方式のようにリレー(Relay)方式で進めることだと思います。 例えば、韓国とアメリカ西部は重なり合う業務時間は約2時間です。 アメリカ東部と韓国は時間帯が全く反対なため重複する業務時間がありません。したがって、韓国とアメリカ東部地域のメンバーがリアルタイムで業務を行うことは事実上不可能です。 もし、プロジェクトを韓国で開始すると仮定すると、アメリカ東部地域の業務開始時間は韓国退勤時間(約6時)の約3時間後になります。 アメリカ東部と韓国時間帯の間に重なる業務時間がないため、断絶が発生します。 逆に、プロジェクトをアメリカ東部地域で開始する場合、アメリカ東部からアメリカ西部、そして韓国へ業務時間(合計20時間)が続くため、アメリカ東部にいる役員は20時間行われた業務進捗事項を翌朝報告を受けることができます。 しかし、全てのプロジェクトを固定された1カ所で開始させることはできません。 そしてメンバーごとに業務時間と時差によって変わってきます。 このような状況で会社の構成員たちは事実上、24時間ずっと業務を進めるという誘惑に負けやすいです。 これにより、業務疲労度は急激に増加し、バイオリズムが壊れます。 メンバーは自分の時間帯(午前、午後)によって感情またはリズムが異なるため、些細な誤解や感情の衝突も生じます。 したがって、グローバル組織であるほど相手の業務時間に対する理解と相互間の徹底した約束が必要です。 効果的なコミュニケーションのためにグローバル協業ツールを利用してリレー方式で業務が進められなければならないと思います。 「コラベート」は過去10年間韓国とアメリカ、そしてインドなどの各メンバーと一緒にプロジェクトを遂行しながら直接経験したノウハウで作られたグローバル文書協業プラットフォームです。 「コラベート」の電子決裁承認と文書協業機能は、プロジェクトをグローバルに進めるために各自の役割と期間を明確にする核心です。 また、クラウド文書を基盤にプロジェクトを実行すると、文脈(Context)を維持しながら協業することができます。 この時、完成した文書はプロジェクトと繋がり、プロジェクトの完成とリユースに必要な重要な資産となります。 つまり、クラウド文書協業の特徴である共通編集と提案モード、そしてコメントを通じて文書内容を補い、一緒に完成させることができます。 「コラベート」の電子決裁機能は、各メンバーが作業をまるでリレー(Relay)をするように自分の作業順序に合わせて遂行し、自分の役割に合わせて仕上げることができるようにします。 メンバーは業務時差に逆らって作業する必要がありません。 「コラベート」が提供する電子決裁ポストコメント機能は、進行中のプロジェクトプロセスについてメンバーが自由に意見を共有できる空間です。 プロジェクト進行中に新しいメンバーを追加したり進行過程について議論できます。 このような方法により、「コラベート」を通じて、各自自分のいる時間帯で最上のコンディションで業務を遂行でき、グローバルプロジェクトを成功的に迅速に遂行できることを願っています。 Justin SW JungCEO & FounderCollavate Inc.

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Googleドライブ文書管理を成功させるための7つのコツ

Googleドライブ文書管理を成功させるための7つのステップ Googleドライブがめまいがして複雑ですか。 心配しないでください。 文書を素早く検索できるように整頓されたGoogleドライブを持つことができる文書管理チップをお教えします。 キーワード:ドキュメント管理 Googleドライブは全世界で10億人以上のユーザーを保有しています。 それにもかかわらず、多くの人がサービスを活用して文書管理をする方法がよく分かりません。 Googleドライブは文書を保存·共有できる良い方法の一つです。 しかし、あまりにも多くのファイルをドライブに保持していると管理が困難です。 この文を通じてGoogleドライブの専門家のように文書管理をする方法をお教えします。 このガイドをマスターした後は、必要なファイルや文書を迅速かつ簡単に見つけることができ、二度と文書を失くさないでしょう! Googleドライブを整理する方法と文書管理ソフトウェアがユーザーにどのような助けになるのか調べてみてください。 1. フォルダを整理する 当然のように見えるかもしれませんが、Googleドライブフォルダを整理することが重要です。 そうでなければ、あっという間にドライブの多い文書とファイルが入り混じってしまいます。 各プロジェクトまたはクライアントごとにフォルダを生成し、必要に応じて下位フォルダを作成します。  Googleドライブでフォルダを生成できるいくつかの方法があります。 最初の方法は、メイン画面の左上の角にある「新規」ボタンをクリックすることです。 その後、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。 フォルダ内部にもう一つのフォルダを生成するには、まず新しいフォルダを含むフォルダを開いてください。 その後、「新規」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択します。 すると、選択したフォルダの中に新しいフォルダが作られます。 また、Googleドライブの空きスペースをマウスの右側をクリックして新しいフォルダを作成することができます。 右マウスをクリックし、メニューから”新しいフォルダ”を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。 特定のフォルダを簡単に探すには、各フォルダに対するショートカットを作ることができます。 サイドバーで自分のドライブでファイルを引いたり、右マウスをクリックしてショートカットを追加することで、この作業を実行することができます。 完了すると、Googleドライブのどこにでもショートカットフォルダを作成することができます。 また、文書管理者を使用してファイルをよりよく整理することができます。 以下では、文書管理システムをGoogleドライブと一緒に使用しなければならないいくつかの理由を見てみましょう。 2. Googleドライブ検索機能を使用する この掲示物を読む前にフォルダと下位フォルダの作り方について全く知らなかったら、グーグルドライブで永遠に失われたと思ったファイルがあるかもしれません。 この場合、Googleドライブ検索機能を使用して、漏れているファイルを探すことができます。 検索機能の最も良い点は、ファイルの探し方を3つ提供することです。 ファイル名、タイプまたは内容別に検索できます。 ファイル名を使う方法は簡単です。 Googleドライブを開いて検索バーをクリックしてください。 それから探しているファイルの名前を入力します。 ファイルがあれば検索結果に表示されます。 その次のファイルをクリックして開くことができます。 グーグルドライブで特定のファイル形式を探すためにはドライブを開く必要があります。 その後、画面上段にある”検索オプション”をクリックします。 ドロップダウンメニューが表示されたら、”種類”を選択します。 探しているファイル形式を入力できる検索ページに移動します。 例えばPDFを探す場合は、検索ボックスに”.pdf”を入力します。 ファイル形式がよく分からない場合は、ファイル名の一部を検索することもできます。 このように文書を探して希望するファイルに入れて整理することができます。 3. Googleドライブ文書管理システムを活用する Googleの製品はたまに他のソフトウェアなしでは使用できません。 Googleドライブを単独で使用すると、以下のようないくつかの短所があります。 セキュリティ問題 制限されたアクセス権限を制御 高いインターネット依存度

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文書管理システムが必要な理由8つ

文書管理システムはワークフローを改善し、協業を助けるなど多方面に有用です。 本ガイドは文書管理システムの長所を整理しました。 キーワード:ドキュメント管理システム ビジネス環境が急速に変化しており、競争はますます激しくなっています。 統計によると、2021年基準で約3250万の小規模事業者がいるそうです。 この多くの企業が同じ顧客層を対象に事業を行っており、一部の企業はライバル会社に追いつくために孤軍奮闘しています。 今後数年間、競争がさらに加速化することが予想され、2021年の新規事業申請件数が史上最大の540万件を記録し、今年は最も多くの新規進入者を迎える予定です。 それでは、ビジネスが生き残るために何ができるでしょうか? 一つの方法は、最先端の文書管理システムを活用することです。 文書管理システムが正確に何なのか、使い方と長所、そしてシステム選定法について詳しくお知らせします。 文書管理システムとは何ですか? 文書管理システム(DMS)は、文書を保存、追跡、検索するコンピュータプログラムです。 3つの主要機能を詳しく見てみましょう。 文書キャプチャ 紙文書を電子的に保存できるようにデジタル化する過程です。 この作業はスキャナーを使用したりPDFおよびその他のデジタルファイルをDMSで読める形式に変換して行うことができます。 文書インデックス 文書を探しやすく検索できるように分類し、タグを指定するプロセスです。 DMSは手動または自動的にこの作業を行うことができます。 光学文字認識(OCR)と自然語処理(NLP)アルゴリズムを使用します。 文書検索 検索エンジンまたは検索機能を使用してDMSから文書を探し、検索するプロセスです。 検索は、文書メタデータまたは全体テキスト検索に基づいて行うことができます。 文書管理システム(DMS)はどのように動作しますか? DMSはファイルを電子的に構成し保存します。 このようなシステムは電子文書と紙文書のイメージを追跡し管理します。 文書管理ソフトウェアは、メタデータまたはその他の文書属性に基づいて文書管理ワークフロー作業を実行します。 文書管理システムの利点は何ですか? 以下の例のように最適な文書管理システムに投資すれば、多方面に組織を改善することができます。  1. 紙の節約 世界的にデジタル化が普及し、紙の使用量は減少しています。 ますます多くの企業が環境に関心を示し、紙の使用を減らすために文書管理システムを導入している。 平均的な会社員は年に10,000枚の紙を使います。 DMSをインストールすると、この数値が大幅に減少する可能性があります。 DMSは会社のすべての文書を中央リポジトリに保存します。 これにより、紙のコピーを印刷する代わりに、デジタルコピーを簡単に探し、共有することができます。 紙の使用量が減ると、伐採しなければならない木の量が減り、環境保護にも役立ちます。 また印刷および保管費用も節減できます。 2. 時間節約 ユーザーが手動で行う文書関連作業を自動化すると、一般的に所要される時間が短縮されます。 例えば、文書管理システムは自動的に紙文書をデジタル化することができます。 このようにすると手動で作業を行う必要がないので、全体ワークフローの設計に役立ちます。 また、DMSは文書を索引化して分類することができ、ファイルを探す時に容易です。 また、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを追跡することができるので、変更事項は誰にアップデートされるべきか簡単に知ることができます。 要約すると、文書管理システムを使えば大量の文書を迅速かつ効率的に簡単に管理できます。 </br> 3. 簡単な文書検索 DMSの主なメリットの一つは、大量のデータを素早く検索できることです。 DMSは文書検索プロセスを自動化してファイル検索をより容易にします。 これはワークフローの最適化が核心である今日の急速なビジネス環境で特に有用です。 すべての受信文書で検索可能な索引を作成することで、このようなシステムを通じてユーザーは時間を無駄にせずに必要な項目を探すことができます。 しかも、多くのDMSは光学文字認識技術を使用しています。

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