Googleドライブ文書管理を成功させるための7つのステップ Googleドライブがめまいがして複雑ですか。 心配しないでください。 文書を素早く検索できるように整頓されたGoogleドライブを持つことができる文書管理チップをお教えします。 キーワード:ドキュメント管理 Googleドライブは全世界で10億人以上のユーザーを保有しています。 それにもかかわらず、多くの人がサービスを活用して文書管理をする方法がよく分かりません。 Googleドライブは文書を保存·共有できる良い方法の一つです。 しかし、あまりにも多くのファイルをドライブに保持していると管理が困難です。 この文を通じてGoogleドライブの専門家のように文書管理をする方法をお教えします。 このガイドをマスターした後は、必要なファイルや文書を迅速かつ簡単に見つけることができ、二度と文書を失くさないでしょう！ Googleドライブを整理する方法と文書管理ソフトウェアがユーザーにどのような助けになるのか調べてみてください。 1. フォルダを整理する 当然のように見えるかもしれませんが、Googleドライブフォルダを整理することが重要です。 そうでなければ、あっという間にドライブの多い文書とファイルが入り混じってしまいます。 各プロジェクトまたはクライアントごとにフォルダを生成し、必要に応じて下位フォルダを作成します。  Googleドライブでフォルダを生成できるいくつかの方法があります。 最初の方法は、メイン画面の左上の角にある「新規」ボタンをクリックすることです。 その後、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。 フォルダ内部にもう一つのフォルダを生成するには、まず新しいフォルダを含むフォルダを開いてください。 その後、「新規」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択します。 すると、選択したフォルダの中に新しいフォルダが作られます。 また、Googleドライブの空きスペースをマウスの右側をクリックして新しいフォルダを作成することができます。 右マウスをクリックし、メニューから”新しいフォルダ”を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。 特定のフォルダを簡単に探すには、各フォルダに対するショートカットを作ることができます。 サイドバーで自分のドライブでファイルを引いたり、右マウスをクリックしてショートカットを追加することで、この作業を実行することができます。 完了すると、Googleドライブのどこにでもショートカットフォルダを作成することができます。 また、文書管理者を使用してファイルをよりよく整理することができます。 以下では、文書管理システムをGoogleドライブと一緒に使用しなければならないいくつかの理由を見てみましょう。 2. Googleドライブ検索機能を使用する この掲示物を読む前にフォルダと下位フォルダの作り方について全く知らなかったら、グーグルドライブで永遠に失われたと思ったファイルがあるかもしれません。 この場合、Googleドライブ検索機能を使用して、漏れているファイルを探すことができます。 検索機能の最も良い点は、ファイルの探し方を3つ提供することです。 ファイル名、タイプまたは内容別に検索できます。 ファイル名を使う方法は簡単です。 Googleドライブを開いて検索バーをクリックしてください。 それから探しているファイルの名前を入力します。 ファイルがあれば検索結果に表示されます。 その次のファイルをクリックして開くことができます。 グーグルドライブで特定のファイル形式を探すためにはドライブを開く必要があります。 その後、画面上段にある”検索オプション”をクリックします。 ドロップダウンメニューが表示されたら、”種類”を選択します。 探しているファイル形式を入力できる検索ページに移動します。 例えばPDFを探す場合は、検索ボックスに”.pdf”を入力します。 ファイル形式がよく分からない場合は、ファイル名の一部を検索することもできます。 このように文書を探して希望するファイルに入れて整理することができます。 3. Googleドライブ文書管理システムを活用する Googleの製品はたまに他のソフトウェアなしでは使用できません。 Googleドライブを単独で使用すると、以下のようないくつかの短所があります。 セキュリティ問題 制限されたアクセス権限を制御 高いインターネット依存度 […]

文書管理システムはワークフローを改善し、協業を助けるなど多方面に有用です。 本ガイドは文書管理システムの長所を整理しました。 キーワード:ドキュメント管理システム ビジネス環境が急速に変化しており、競争はますます激しくなっています。 統計によると、2021年基準で約3250万の小規模事業者がいるそうです。 この多くの企業が同じ顧客層を対象に事業を行っており、一部の企業はライバル会社に追いつくために孤軍奮闘しています。 今後数年間、競争がさらに加速化することが予想され、2021年の新規事業申請件数が史上最大の540万件を記録し、今年は最も多くの新規進入者を迎える予定です。 それでは、ビジネスが生き残るために何ができるでしょうか？ 一つの方法は、最先端の文書管理システムを活用することです。 文書管理システムが正確に何なのか、使い方と長所、そしてシステム選定法について詳しくお知らせします。 文書管理システムとは何ですか？ 文書管理システム(DMS)は、文書を保存、追跡、検索するコンピュータプログラムです。 3つの主要機能を詳しく見てみましょう。 文書キャプチャ 紙文書を電子的に保存できるようにデジタル化する過程です。 この作業はスキャナーを使用したりPDFおよびその他のデジタルファイルをDMSで読める形式に変換して行うことができます。 文書インデックス 文書を探しやすく検索できるように分類し、タグを指定するプロセスです。 DMSは手動または自動的にこの作業を行うことができます。 光学文字認識(OCR)と自然語処理(NLP)アルゴリズムを使用します。 文書検索 検索エンジンまたは検索機能を使用してDMSから文書を探し、検索するプロセスです。 検索は、文書メタデータまたは全体テキスト検索に基づいて行うことができます。 文書管理システム（DMS）はどのように動作しますか？ DMSはファイルを電子的に構成し保存します。 このようなシステムは電子文書と紙文書のイメージを追跡し管理します。 文書管理ソフトウェアは、メタデータまたはその他の文書属性に基づいて文書管理ワークフロー作業を実行します。 文書管理システムの利点は何ですか？ 以下の例のように最適な文書管理システムに投資すれば、多方面に組織を改善することができます。  1. 紙の節約 世界的にデジタル化が普及し、紙の使用量は減少しています。 ますます多くの企業が環境に関心を示し、紙の使用を減らすために文書管理システムを導入している。 平均的な会社員は年に10,000枚の紙を使います。 DMSをインストールすると、この数値が大幅に減少する可能性があります。 DMSは会社のすべての文書を中央リポジトリに保存します。 これにより、紙のコピーを印刷する代わりに、デジタルコピーを簡単に探し、共有することができます。 紙の使用量が減ると、伐採しなければならない木の量が減り、環境保護にも役立ちます。 また印刷および保管費用も節減できます。 2. 時間節約 ユーザーが手動で行う文書関連作業を自動化すると、一般的に所要される時間が短縮されます。 例えば、文書管理システムは自動的に紙文書をデジタル化することができます。 このようにすると手動で作業を行う必要がないので、全体ワークフローの設計に役立ちます。 また、DMSは文書を索引化して分類することができ、ファイルを探す時に容易です。 また、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを追跡することができるので、変更事項は誰にアップデートされるべきか簡単に知ることができます。 要約すると、文書管理システムを使えば大量の文書を迅速かつ効率的に簡単に管理できます。 </br> 3. 簡単な文書検索 DMSの主なメリットの一つは、大量のデータを素早く検索できることです。 DMSは文書検索プロセスを自動化してファイル検索をより容易にします。 これはワークフローの最適化が核心である今日の急速なビジネス環境で特に有用です。 すべての受信文書で検索可能な索引を作成することで、このようなシステムを通じてユーザーは時間を無駄にせずに必要な項目を探すことができます。 しかも、多くのDMSは光学文字認識技術を使用しています。