New Features 文書検証機能の追加 管理者メニューに新しいコラベードキュメント管理者専用機能が追加されました。 コラベート文書管理者は、その機能を利用してドメイン文書の所有権と紛失の有無を定期的に検査することができます。 電子決裁添付ファイル出力オプション追加 承認済みの電子決裁文書の右下の「もっと見る」メニューから印刷&添付ファイル(クラシック)オプションを選択すると、該当電子決裁文書の添付ファイルを一緒に出力できます。 Enhancements ポスト使用環境の改善 グループポストの作成時に、共有するグループリストの選択ウィンドウにお気に入りに登録したグループが最初に表示されるように変更しました。 ポストにコメントがついた時、関連ユーザーの電子メール通知内容にコメント作成者の名前、プロフィール写真、作成時間および内容をプレビューできるように改善しました。 電子決裁、宰相信電子メールアラームテンプレートに宰相信事由項目追加支援 コラベート通知電子メールテンプレートに再上申事由項目が追加されました。 再送信通知メールテンプレートで「再送信事由」項目を内容に追加すると、メール通知内容から作成した理由が確認できます。 GWSコラベートアドオン宛先自動完成ユーザーリストの改善 コラベートアドオンで宛先入力時に自動完成するユーザーリストにグループメールも含まれるように変更しました。 コラベートモバイル添付ファイル名表記改善 モバイル機器でコラベートを利用時、一定の長さを超える添付ファイル名が…と表記されていたものから、ファイル名の一部を確認できるように変更しました。 その他 決裁文書の決裁ラインのロード速度が40%ほど向上しました。 添付ファイルのプレビュー作成速度が向上しました。 決裁ラインなしで協力先だけを入力した後、承認プロセスを提出する場合、画面に「少なくとも1人以上の決裁者がいなければなりません。」 通知メッセージが表示されるように改善しました。 （KR）ドライブマネージャーのメイン画面上段のファイル追加ボタン名を’+設定’から’+生成’に変更しました。 （KR）設定変更>通知設定の一部項目名を変更しました。 （EN）ドライブマネージャーフィルター項目の一部の誤字を修正しました。 Resolved Issues ポスト ポストでコメント作成後、該当コメントを修正しながら添付ファイルをアップロードした場合、作成したコメント内容が消える問題を解決しました。 ポスト作成時に内容作成を始めても、基本案内文メッセージが消えずに作成したポスト内容の上に重なって出力される問題を解決しました。 ポスト作成内容に < > の間に文字列を含む場合(例.<コラベート>)、該当フレーズが消える現象が修正されました。 ポスト作成内容に特殊文字<、>、$を含めると、そのポストに対する電子メール通知が正しく出力されない問題を解決しました。 ポストに挿入された画像がポスト領域を超えて表示される問題を解決しました。 電子決裁 決裁期間が指定された決裁文書の上申以降、決裁期限および通知設定の修正および保存が不可能な問題を解決しました。 プロセス編集およびドキュメント権限を持つ決裁者が承認プロセス中にドキュメントタイトルを変更した場合、タイトルが更新されない問題を解決しました。 協力先に利用者を追加した後、追加された該当利用者がモバイル環境で該当決裁文書に対してReference手続きを実行しようとした時、無限ロードが発生する問題を解決しました。 電子決裁草案保存時、グループCCとCCが一緒に保存されない問題を解決しました。 1次承認者に私を含めて電子決裁上申する場合、決裁コラベート-ドラフトリストに依然として同一文書に対して上申するボタンが有効になっている問題を解決しました。 決裁コラベート-送信文書-提出済みリストから文書選択後、再要請メール送信ボタンを通じて再要請メール通知が送信されない問題を解決しました。 決裁コラベート-送信文書-提出済み文書の電子決裁リストから文書選択後、GDPRレベル設定/変更を試みる時、「GDPRリスクレベルを変更する権限がありません」というメッセージが表示され、リスクレベル設定/変更が不可能な問題を解決しました。 ドライブマネージャー ドライブマネージャー-チームと共有されたファイルから選択したフィルター項目が正常に初期化されない問題を解決しました。 ドライブマネージャー画面でDrag&Drop方式のファイル追加機能が円滑に動作しない問題を解決しました。 ドメイン共有タグと個人タグの両方が追加されたファイルから2つのタグを一度に削除すると、エラーメッセージが出力される問題を解決しました。 管理者機能 文書検証開始後、進行ウィンドウを簡素化した状態で過去の文書検証報告書を閲覧する際、進行経過時間が増え続けて表記される問題を解決しました。 管理者設定-外部ユーザー(遠隔ドライブ)設定でチェックボックスを活用して外部ユーザー(遠隔ドライブ)を一括的にコラベート活性化/無効化できない問題を解決しました。 コラベートモバイル コラベートテンプレートURL入力時、ホーム画面に移動する問題を解決しました。 グループポスト作成時、メンバー告知機能および本人が管理者登録されたグループに対するメンバー遮断/遮断解除機能が露出しない問題を解決しました。 […]

コラベートは、「決裁文書データの完全性と安定性」を大幅に向上させたコラベート5.1.7バージョンをリリースします。 今回のリリースは、コラベート決済機能とポストなどサービス安定性と関連した40余りの改善事項が含まれた大規模アップデートです。 文書所有権及び紛失の有無を検査する「コラベート文書検証機能」  コラベートから提出されたすべての決裁文書は、Google ドライブに保存されます。 しかし、グーグルドライブに保存された決裁文書が外部の要因で所有権が変更されたり紛失した場合、文書追跡に困難が発生する可能性があります。 データの完全性を高めるためのコラベートの継続的な取り組みの一環として、コラベート文書管理者を対象に文書検証(Document Validation)機能を新たに追加しました。  これから、コラベートで処理される電子決裁文書の所有権および紛失有無を周期的に検査し、これを報告書の形でダウンロードすることができます。 レポートにより、ユーザーのミスにより文書ソースが削除または変更されたことを確認し、組織のデータセキュリティをさらに向上させることができます。 決裁者も決裁文書のタイトルを変更可能 これまで、コラベートは決裁文書のデータ信頼性のために、上申者以外の決裁者が文書のタイトルを変更することを許可していませんでした。 そのため、以前のコラベート決裁文書のタイトルは、上申者が最初に提出した文書のタイトルが固定的に表示されました。 最近、企業内の水平的協業文化が定着し、決裁者が検討だけを遂行する役割から抜け出し、文書協業過程に積極的に参加する事例が増えています。 このような流れに合わせて、上申者だけでなく、決裁者が決裁過程で修正する文書のタイトルもリアルタイムで変更事項が反映されるようにアップデートされます。 クラシック印刷モードで添付ファイルも一緒に出力 多くのユーザーは、伝統的な決裁文書レイアウトで出力されるクラシック印刷を好みます。 しかし、従来のクラシック印刷は添付ファイルが一緒に出力されず、添付ファイルを別途出力しなければならない不便さがありました。 今回のリリースでクラシックレイアウトと添付ファイルが一緒に出力される”印刷&添付ファイル(クラシック)オプションが追加されました。

コラベートを使用すると、すべての決裁文書がGoogle ドライブで作成され、保存管理されます。 しかし、グーグルドライブに保存された決裁文書に対する所有権変更と流失がないことを検証する方法がありませんでした。  数千件の決裁文書のうち、たった1件の流失でも企業の立場では大きな損失につながる可能性があります。   コラベートチームでは、グーグルドライブに保存されたすべてのコラベート決裁文書に対して、再帰的な全数検査を通じて完全性を保障できる機能を発売しました。 コラベート「文書検証」機能は、コラベートを通じて提出されたグーグルドライブ文書およびファイルが文書管理者のグーグルドライブに安全に保管されているかどうかと所有権状態を自動的に繰り返し検証します。 コラベート「文書検証」機能を使用して決裁文書の所有権限を一括的に調査し、文書の存在有無を確認することができます。 発売予定コラベート 5.1.7 バージョン(2022年12月予定) 対象コラベート文書管理者 始まる 文書検証を通じて確認できる項目は次のとおりです。: コラベート電子決裁情報とグーグル文書とファイルの文書管理者所有及びファイル存在有無 コラベートの電子決済情報に関連付けられているGoogleドキュメントとファイルの詳細 (例。所有者、最後の修正日、最後の修正者、Google Drive リンクなど) コラベート管理者および文書管理者は、照会を希望する期間を設定して文書検証を行い、進行された文書検証報告書をスプレッドシート形式で電子メールで受けることができます。 上記のプロセスを通じて、Google Driveであらかじめ設定したアクセス権限と文書が、コラベート文書管理者アカウントの所有として安全に保管されているかどうかを確認することができます。

企業内の構成員が海外に居住したり、様々な国籍を持つグローバル組織である場合、一緒にプロジェクトを進める際に、各構成員が居住する国の時間帯によって業務時間が異なります。 この場合、円滑なプロジェクト進行のために、伝統的な業務方式とは異なる方式の業務方式を導入する必要があります。 例えば、韓国とアメリカ東部、そしてアメリカ西部にそれぞれ位置する企業組織の場合、韓国時間(KST)基準でおおよそ月曜日の午後10時から土曜日の午前10時まで、毎日約20時間の共通業務時間が作られることがあります。 毎日約20時間の共通業務時間を可能にする最も効果的な方法は、みんなで一緒に業務を同時に進めることではなく、リレー方式のようにリレー(Relay)方式で進めることだと思います。 例えば、韓国とアメリカ西部は重なり合う業務時間は約2時間です。 アメリカ東部と韓国は時間帯が全く反対なため重複する業務時間がありません。したがって、韓国とアメリカ東部地域のメンバーがリアルタイムで業務を行うことは事実上不可能です。 もし、プロジェクトを韓国で開始すると仮定すると、アメリカ東部地域の業務開始時間は韓国退勤時間(約6時)の約3時間後になります。 アメリカ東部と韓国時間帯の間に重なる業務時間がないため、断絶が発生します。 逆に、プロジェクトをアメリカ東部地域で開始する場合、アメリカ東部からアメリカ西部、そして韓国へ業務時間(合計20時間)が続くため、アメリカ東部にいる役員は20時間行われた業務進捗事項を翌朝報告を受けることができます。 しかし、全てのプロジェクトを固定された1カ所で開始させることはできません。 そしてメンバーごとに業務時間と時差によって変わってきます。 このような状況で会社の構成員たちは事実上、24時間ずっと業務を進めるという誘惑に負けやすいです。 これにより、業務疲労度は急激に増加し、バイオリズムが壊れます。 メンバーは自分の時間帯(午前、午後)によって感情またはリズムが異なるため、些細な誤解や感情の衝突も生じます。 したがって、グローバル組織であるほど相手の業務時間に対する理解と相互間の徹底した約束が必要です。 効果的なコミュニケーションのためにグローバル協業ツールを利用してリレー方式で業務が進められなければならないと思います。 「コラベート」は過去10年間韓国とアメリカ、そしてインドなどの各メンバーと一緒にプロジェクトを遂行しながら直接経験したノウハウで作られたグローバル文書協業プラットフォームです。 「コラベート」の電子決裁承認と文書協業機能は、プロジェクトをグローバルに進めるために各自の役割と期間を明確にする核心です。 また、クラウド文書を基盤にプロジェクトを実行すると、文脈(Context)を維持しながら協業することができます。 この時、完成した文書はプロジェクトと繋がり、プロジェクトの完成とリユースに必要な重要な資産となります。 つまり、クラウド文書協業の特徴である共通編集と提案モード、そしてコメントを通じて文書内容を補い、一緒に完成させることができます。 「コラベート」の電子決裁機能は、各メンバーが作業をまるでリレー(Relay)をするように自分の作業順序に合わせて遂行し、自分の役割に合わせて仕上げることができるようにします。 メンバーは業務時差に逆らって作業する必要がありません。 「コラベート」が提供する電子決裁ポストコメント機能は、進行中のプロジェクトプロセスについてメンバーが自由に意見を共有できる空間です。 プロジェクト進行中に新しいメンバーを追加したり進行過程について議論できます。 このような方法により、「コラベート」を通じて、各自自分のいる時間帯で最上のコンディションで業務を遂行でき、グローバルプロジェクトを成功的に迅速に遂行できることを願っています。 Justin SW JungCEO & FounderCollavate Inc.

年末年始は様々な行事、家族の集まりやプライベートな集まりのため、実はこの時期は業務に集中しにくいです。 幸いにも業務の生産性を維持しながら忙しい年末年始を送る方法があります。 次の内容は、来る1月1日までに皆さんの問題を解決するのに役に立ついくつかのコツを整理しました。 「備えあれば憂いなし」、非常計画作り 業務生産性を維持する一つの方法はいつ何をするのかに対する計画を立てることです。 もし、皆さんがミーティングの主催者で今週末にミーティングを主催する予定であれば、自分の全ての業務を事前に委任したか、事前に完了したかを確認してください。 このように準備すれば集まりに完全に集中して楽しむことができます。 もし、来週末に業務をしなければならない状況であれば、前もって対策を立てなければなりません。 集まりに参加中は残りの業務についてうっかり忘却しがちです。そのため、会議に出席する前にしなければならない業務に必要な時間と必要な個人時間がどれほどなのかを予め把握しておくと良いでしょう。 睡眠パターンを維持する 学業や職場業務で忙しい時に、睡眠をきちんととれないまま何日または数週間を過ごす場合があります。 来る年末年始にすべてが同時多発的に起こると、一番最初に睡眠に支障が出やすいです。 こんな時期ほど十分な睡眠を取らなければなりません！ 睡眠時間が不足すると、正しい決定を下すことができません。 十分な睡眠は皆さんが業務に集中し、より明確に考え、よりよい決断を下せるようにします。 忙しい時期ほど十分に寝るためには、早めに寝床につくか、少しずつ昼寝をしなければなりません。 できれば朝出勤前に運動した方が良いです。 体系的に整理する 忙しい時期にも生産性を根気よく維持する一番良い方法の一つはするべき仕事を整理することです。 業務管理やその他有用なソフトウェアを使用すれば、日程に関する文書や資料を追跡できるため、連休前に処理すべきことを忘れる心配がありません。 ただ、税金申告や来年の計画書提出など、年末前に仕上げなければならない業務があれば、すぐに取りまとめることを忘れないでください。 整理することはまた別のことになるかもしれませんが、それだけの価値があります。 毎回必要なものを探すためにあちこち迷う時間を節約すれば、もっと多くの仕事を定時に終えることができるでしょう。 規則正しい食事の守り方 たまにドラマや映画の主人公が忙しすぎて食事を欠かす場面が登場するのを見たことがあるはずです。 実は、十分な食べ物をとらないと集中力とエネルギーが落ちます。 当然ですが、年末年始は全ての人にとって一番忙しい時期です。 そして、やるべきことが多すぎると、自分の面倒を見るのをおろそかにします。 しかし、もし皆さんがこの時期にエネルギーと業務生産性を維持したければ、健康な食べ物をバランス良く摂取する必要があります。 今年はうまくやったことを振り返ってみましょう 毎年この時期になると、一年を振り返り、良いことよりも自分がやり遂げられなかったことやビジネスが十分に成長しなかったことを残念に思うことがあります。 しかし、自分が収めた成長と成功を忘れないでください。 時間を割いて、過去12ヵ月間でビジネスが成長していった過程を思い出しましょう。 自分が歩んできた全ての仕事と皆様の事業に投資した全ての人々、そして今まで歩んできた道を振り返ってください。 来年の成功に向けた動機と情熱を持つためには、現在に感謝することが重要です。 お忙しい時期とは言え、今年の出来事を振り返りながら一年の仕上げを締めくくることをお祝い申し上げ、楽しい連休と新年をお迎えください。