전자결재 문서 및 관련 파일의 소유권 및 유실 여부 확인하기

Collavate에서 상신되는 모든 전자결재 문서와 파일은 자동으로 문서관리자 계정으로 소유권이 이전되어 Google Drive에 저장됩니다. Google Drive의 특성상 문서의 소유자나 편집자 권한을 가지고 있는 유저는 손쉽게 해당 문서에 접근이 가능 하며, 이러한 점으로 인해 사용자 실수로 제출된 문서의 권한이 변경되거나 파일 원본이 이동 및 삭제되는 경우가 발생합니다. Google Drive는 삭제 후 최대 30일이 지난 파일에 대해 시스템에서 영구 삭제하기 때문에 복구가 불가능합니다.

이러한 파일 유실을 사전에 방지하기 위해 Collavate 문서관리자는 문서검증을 수행하여, 삭제된 파일 여부 및 소유권을 기간 내에 확인하고 문제를 해결할 수 있습니다. 

문서 검증 시작하기 #

1. Collavate 문서관리자 계정으로 로그인합니다.
2.관리자 메뉴를 선택합니다.
3. 문서 검증을 선택합니다.
4. 문서 검증 시작을 선택하고 이용 약관에 동의합니다.
5. 문서 검증 이름과 문서 검증 기간을 지정합니다.
6. 다음을 클릭합니다.

중지를 클릭해 문서 검증을 취소하거나, 백그라운드 실행을 클릭하여 문서 검증이 진행되는 동안 다른 콜러베이트 기능을 사용할 수 있습니다.

문서 검증 결과 보고서 확인 및 다운로드하기 #

문서 검증 리스트에서 완료된 항목에 대해 생성된 눈 모양 버튼을 클릭하면 문서 검증 결과 보고서를 확인할 수 있습니다.

• 문서 리스트에서 검색한 기간의 모든 문서와 문서 관리자 소유, 파일 존재 유무 여부를 확인할 수 있습니다.
• 하단의 전체 결과 다운로드 버튼을 통해 전체 문서 검증 결과 보고서 항목을 스프레드시트로 다운받을 수 있습니다.
• 검색어와 검색 옵션을 선택하여 검색하면 해당하는 항목들이 검색되며, 검색 후 생성되는 검색 결과 다운로드 클릭 시, 검색된 리스트에 대해서만 결과를 다운받을 수 있습니다.

참고: 다운로드 결과는 문서관리자 소유의 이메일로 발송되며, 검색 기간 또는 검색된 파일의 양에 따라 이메일이 발송되는데까지 시간이 걸릴 수 있습니다.