조직에서는 매달 지출품의서, 휴가신청서 등 수많은 조직 공통 양식을 활용하여 결재를 진행합니다. 이처럼 동일한 양식을 모든 조직 구성원이 반복적으로 제출하는 경우, 각각의 템플릿별로 적용되는 맞춤 설정을 통해 조직 구성원의 전자결재 제출에 소요되는 시간을 줄이고 관리자가 결재가 완료된 문서의 검색 및 정보 관리를 효율적으로 할 수 있도록 도울 수 있습니다.
1. 불필요한 템플릿 메뉴 숨기기 #
기본적으로 콜러베이트에서는 내 템플릿 메뉴를 통해 개인 문서 양식을 업로드하거나, 도메인 공유 템플릿을 복사하여 수정하여 활용하는 것이 가능합니다. 만일 조직에서 제출되는 모든 양식을 통일하고 개별 문서 양식의 사용을 제한하고 싶은 경우, 일반 사용자가 템플릿 메뉴 이용 시 조직 공유 양식 메뉴만 노출되도록 설정할 수 있습니다. 이를 통해 조직에서 제출되는 문서에 대한 신뢰성을 높이고 문서 제작에 필요한 시간을 줄여 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
내 템플릿 및 샘플 템플릿 메뉴 비활성화 하기 #
관리자 메뉴를 선택합니다.
- 템플릿 메뉴로 이동합니다.
- 내 템플릿 항목을
비활성화 상태로 변경합니다.
- 샘플 템플릿 항목을
- 저장을 클릭합니다.
내 템플릿 메뉴와 샘플 템플릿 메뉴를 보이지 않도록 설정할 수 있습니다.
2. 템플릿별 전자결재 제목 설정하기 #
| 참고: 해당 기능을 이용하려면 반드시 구글 스프레드시트 형식의 템플릿을 사용해야 합니다. |
콜러베이트에서 제출된 모든 문서는 관리자가 지정한 규칙에 따라 제출 시점에 채번이 자동으로 부여됩니다. 만약 각각의 템플릿에 대해 별개의 채번을 부여하고 싶은 경우, 관리자 또는 템플릿 관리자는 템플릿 문서 채번 규칙을 활용할 수 있습니다. 이렇게 지정된 채번은 구글 드라이브 및 콜러베이트에서 전자결재 문서 검색 시 템플릿 단위로 문서를 검색하거나 보관 및 관리에 유용하게 활용할 수 있습니다.
템플릿 문서 채번 규칙을 통해 템플릿 별로 부여되는 제목을 설정할 수 있습니다.
템플릿 문서 채번 규칙 설정하기 #
템플릿 문서 채번 규칙을 추가하려면 다음 안내를 따르십시오.
템플릿 메뉴를 선택합니다.
- 내 템플릿 또는 도메인 공유 템플릿 메뉴로 이동합니다.
- 채번을 부여할 새로운 템플릿을 생성하거나 기존 템플릿을 수정합니다.
- 오른쪽에서 템플릿 문서 채번 규칙 탭을 클릭 후, 채번을 추가합니다.
- 셀에서 선택: 셀 주소를 선택 후 해당 셀 주소에 입력되는 값을 채번으로 설정합니다.
- 수동으로 입력: 입력된 값을 템플릿 채번으로 설정합니다.
참고: 하단의 미리보기 영역에서 원하는 채번이 입력되었는지 확인할 수 있습니다.
3. 템플릿 문서 보안 등급 설정하기 #
문서 보안 및 보존기한 기능을 활용하면 각 템플릿 별로 제출되는 문서에 보안 등급 정보를 추가할 수 있습니다. 추가된 문서 보안 등급은 각 전자결재 문서의 오른쪽에서 “문서 등급 및 보존 기한” 탭을 통해 확인 가능하며, 이를 통해 특정 템플릿을 통해 작성되는 내용이 외부 유출에 민감한 내용이거나, 특정 기한 내에 폐기되어야 하는 등의 정보를 전자결재 참여자에게 명시할 수 있습니다.
템플릿에 문서 보안 등급을 부여하고 그에따른 보존 기한을 설정할 수 있습니다.
문서 등급 및 보존기한 기능 활성화하기 #
문서 등급 및 보존기한 기능을 활성화하려면 다음 안내를 따르십시오.
- 전자결재 메뉴로 이동합니다.
- 문서 등급 및 보존기한을 사용 설정
합니다.
- 문서 등급 기본 설정에서 상신되는 문서에 기본으로 부여될 문서 등급을 설정합니다.
- 보존 기한 기본 설정에서 상신되는 문서에 기본으로 부여될 보존 기한을 설정합니다.
- 저장을 클릭합니다.
전자결재 문서에 문서 등급 및 보존 기한 부여하기 #
전자결재 제출 시 문서 등급 및 보존 기한을 추가하려면 다음 안내를 따르십시오.
- 사용할 템플릿을 선택합니다.
- 오른쪽에서 문서 등급 및 보존 기한 탭을 클릭 후, 문서 등급과 보존 기한을 지정합니다.
참고: 보존 기한이 만료되더라도 문서는 변경되거나 삭제되지 않습니다.