다음은 Collavate 시작 및 사용에 관련한 일반적인 질문입니다.
Q. Collavate는 어떤 제품인가요?Q. Collavate는 어떤 제품인가요?
A. Collavate는 Google Drive와 100% 연동되는 국내 최초의 웹 기반 전자결재 및 문서관리 솔루션입니다. 전자결재, 문서 중앙화 및 자산화, 태그, 팀협업 등을 주요 기능으로 제공하며 임직원의 실수로 인한 문서 소실과 같은 보안사고 방지까지 가능한 100% Google Workspace(구 G-Suite) 기반 솔루션입니다. PC, 맥, 스마트폰 등 모든 기기와 호환되어 언제 어디서나 여러 사람들과 문서를 함께 작성하고 전자 결재 프로세스를 진행하여 신속한 의사 결정을 지원합니다.
Q. Collavate를 이용하고 싶습니다. Google Workspace가 필수적으로 필요한가요?
A. Collavate는 사용자군 별로 다양한 에디션을 제공합니다. 다음의 설명을 참조하십시오.
- 개인 사용자: Collavate에서 개인 Gmail 계정을 사용하여 바로 Collavate를 이용할 수 있으나 관리자 기능이 제공되지 않습니다. 별도의 Workspace 계정이 요구되지 않습니다.
- 비즈니스/엔터프라이즈 에디션: Collavate의 기능을 100% 이용하기 위해서는 Google Workspace 계정이 요구됩니다. 비즈니스 에디션(기업 및 조직 사용자)부터는 관리자 기능을 이용할 수 있으며 공유 템플릿을 사용한 전자결재, 공유 태그, 조직도 등 조직에 특화된 기능을 제공합니다. 또한, Google Drive의 문서 도구를 기반으로 전자결재 양식을 제공하며, 일반 문서/파일을 Google Drive에 업로드와 동시에 권한 관리가 가능해집니다.
Collavate는 모든 버전의 Google Workspace(구 G-Suite)에서 사용이 가능합니다:
- Google Workspace Business 제품군 (기업용 1~300인 이하)
- Google Workspace Enterprise 제품군 (기업용 사용자 수 제한 없음)
- Google Workspace Education (교육용 버전)
- 비영리단체용 Google Workspace 버전
Q. Collavate 비즈니스 에디션 사용을 위해 Google Workspace를 구매하려면 어떻게 해야하나요?
A. Google Workspace(구 G-suite)는 Collavate의 한국 파트너사인 넷킬러코리아를 통해 Collavate 비즈니스 에디션과 함께 구매가 가능합니다.
다음 링크를 통해 구매 문의를 남기실 수 있습니다: 넷킬러 구매 문의(20분 내 응답 보장)
Q. Collavate는 어떻게 들어가나요?
A. Collavate 가입 후, Gmail 우측 상단의 앱 목록을 클릭한 후 Collavate를 찾아 실행할 수 있습니다.
또는 document.collavate.com 링크로 이동 후, 로그인하시면 이용하실 수 있습니다.
Q. Collavate를 삭제하고 싶습니다.
A.
- Collavate 팀 또는 비즈니스/엔터프라이즈 에디션 이용 시: Google Workspace 관리자가 관리 콘솔에서 앱 제거를 클릭하여 Collavate 앱을 제거할 수 있습니다. 자세한 설명은 Google 도움말을 참조하십시오. 만약 사용자 데이터 삭제를 희망하는 경우 콜러베이트 서포트 팀으로 연락하십시오.
- Collavate 싱글 에디션 이용 시: Collavate 앱 상단의 프로필 이미지를 클릭한 후, 프로필 업데이트를 클릭합니다. 이용약관 홈페이지 클릭 후, 콜러베이트 회원탈퇴를 클릭합니다. 회원 탈퇴 이후, 내 구글 계정에 연결된 Collavate 앱을 삭제합니다. 구글 계정에 연동된 앱 삭제에 관한 자세한 설명은 Google 도움말을 참조하십시오.
참고: 콜러베이트 회원탈퇴 버튼은 개인계정에만 노출되며, 비즈니스 계정 이용 시 회원탈퇴 버튼이 별도로 노출되지 않습니다. 삭제를 위해서는 사용자 도메인의 Google Workspace 관리자에게 문의하십시오.
Q. Collavate 유료 플랜을 사용중입니다. 외부 사용자인 고객에게 문서를 제출해야 하는데, 라이센스 구매 없이 외부 이용자도 전자결재 문서의 검토 및 승인이 가능한가요?
A. Collavate 비즈니스/팀 에디션을 이용하실 경우, 외부 도메인 사용자에게 문서 승인을 요청할 수 있으며, 수신자는 별도의 로그인이나 추가 구매 없이 이메일을 통해 결재 문서를 받아 문서 열람 및 승인/반려가 가능합니다.
Q. Collavate에서 전자결재는 어떻게 시작할 수 있나요?
A. 전자결재 메뉴에서 전자결재 시작 버튼을 통해 PC나 Google Drive에 있는 파일을 업로드 하거나, 기존 템플릿을 이용하여 전자결재를 시작할 수 있습니다. 자세한 설명은 다음 문서를 참조하십시오: 전자결재 프로세스(결재 협업) 시작하기
Q. 승인자가 결재 과정중에 승인자나 파일을 추가할 수 있나요?
A. 네, 편의와 효율성을 위하여 승인 처리가 필요한 문서를 승인 과정에서 승인자나 파일을 추가하거나 결재선을 변경할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다.
Q. 승인 프로세스 진행 중 내가 상신한 문서가 반려(거절)된 경우 어떻게 하면 되나요?
A. 어떤 문서이건 완벽할 수는 없으며, 반려 및 수정 과정을 거쳐 여러번 재상신 해야 하는 경우도 있습니다. Collavate에서 제공하는 재상신 기능을 이용하면 수정/보완된 문서를 간편하게 재상신할 수 있습니다.
재상신 이후, 다시 결재 검토 및 승인 과정이 시작됩니다. 자세한 도움말은 다음 문서를 참고하십시오: 반려된 문서 재상신하기
Q. 문서를 작성한 후 두 명이서 병렬합의하도록 상신하였습니다. 두 명 중 한 명은 동의하였으나, 다른 한명은 동의하지 않았는데 문서가 ‘승인’ 처리 되었습니다. 그 이유가 무엇인가요?
A. Collavate에서 승인자를 추가할 수 있는 방법은 병렬합의 및 수직합의의 두가지가 존재합니다. 두 명의 승인자가 동일한 승인 라인에 있는 병렬합의자로 설정된 경우, 두 명에게서 모두 동의를 받아야 다음 승인 단계로 넘어가게 하거나, 한 명의 동의만 받아도 다음 단계로 넘어가도록 설정할 수 있습니다. 해당 설정은 Collavate 관리자에게 변경하도록 요청하십시오. 자세한 설정 방법은 다음 문서를 참조하십시오: 전자결재 관리자 설정하기
Q. 문서를 승인/반려 하려고 합니다. Collavate 비즈니스 라이센스 구매가 필요한가요?
A. 반드시 그렇지는 않습니다. 문서를 단순히 승인 또는 거절만 하는 이용자의 경우, 구매하지 않고 이용할 수 있습니다. 다만, 문서 승인을 위해 내 구글 계정으로 Collavate 로그인 시, 자동으로 Collavate 팀에디션 라이센스로 가입이 진행되며, 무제한으로 승인/반려를 하실 수 있습니다.
중요: Collavate 비즈니스 에디션에서 문서를 상신하고자 하거나, 동일 Google Workspace 도메인 사용자가 승인자일 경우에는 반드시 유료 라이센스를 구매하셔야 이용이 가능합니다.
Q. Google Drive 내에서만 태그를 검색할 수 있나요?
A. 네. Collavate를 통해 설정되는 태그는 Google Drive 및 Collavate 앱에서만 검색이 가능합니다.
- Collavate 앱:
드라이브 매니저
태그로 이동하여 검색합니다. - Google Drive: 검색창에 ctag:tagname을 입력하여 검색합니다.
Q. 사용중인 Google Workspace 계정 이메일 주소를 변경하면, 변경한 이메일 주소로 Collavate에 접속할 수 있나요?
A. 네. Google Workspace 계정의 이메일 주소를 변경하시더라도, 기존의 사용하던 Collavate를 사용하실 수 있습니다. 다만, 변경된 계정의 이메일 주소로 Collavate를 사용하기 이전에, Collavate 데이터 동기화가 실행되어야 합니다. 사용 전, Collavate 관리자 계정 보유자에게 동기화 작업을 요청하십시오.
Collavate 동기화는 관리자 계정으로만 실행 가능합니다. 동기화 절차는 다음 문서에서 확인할 수 있습니다: Collavate 동기화 설정
참고: 기존 결재된 문서 혹은 결재중인 문서는 변경 전 이메일 주소로 표시됩니다.
Q. Collavate 로그인 시, Google 서비스에 대한 접근 허용 여부를 묻는 창이 나타납니다. 접근 허용 시 Google에 저장한 데이터에 대한 보안 문제는 없을까요?
A. Collavate는 Google Drive와 밀접하게 작동합니다. 따라서, 모든 기능이 원활하게 작동하기 위해서는 필수적으로 Google 서비스와의 동기화 작업이 선행되어야 합니다. 이를 위해, Google 계정 및 Google Drive, Google 문서에 대한 접근 권한을 허용해주어야 합니다.
Collavate는 제품의 정상적 동작을 위해 관련 데이터를 이용할 뿐, 사용자의 문서나 개인 정보를 포함한 그 어떠한 정보도 별도로 저장하지 않습니다. Collavate의 이용 약관 및 개인정보보호 및 보안에 대한 자세한 사항은 Collavate 보안 페이지를 참조하시기 바랍니다.
Q. 비영리단체나 교육기관을 위한 할인 혜택이 있나요?
A. 네, Collavate는 비영리단체 및 교육기관을 위한 할인가를 제공하고 있습니다.
할인 혜택을 이용하시고자 하는 경우, Collavate 영업팀으로 문의 부탁드립니다.
Q. Collavate에서 작업한 내용은 어디에 저장되나요?
A. Collavate에서 작업한 모든 내용은 Google Drive에 저장되며, Collavate 상에는 조직도 표시를 하기 위한 정보를 제외하고는 그 어떠한 정보도 남지 않습니다.
Q. 전자결재 화면이 깨져서 나타나거나 정상적으로 표시되지 않습니다.
A. 콜러베이트 전자결재 문서미리보기 화면이 깨짐 표시가 나타나거나 “accounts.gooogle.com에서 연결을 거부했습니다”로 나타나는 현상은 브라우저에 여러 계정이 로그인 되어있었거나, 크롬 확장프로그램 등의 영향을 받을 수 있습니다.
다음 가이드를 참고해 문제를 해결할 수 있습니다: 전자결재 화면이 정상적으로 작동하지 않습니다.