템플릿으로 생성된 문서를 지정된 폴더에 자동으로 정리하기

기본적으로 콜러베이트 템플릿을 사용하여 제출된 문서는 사용자의 구글 드라이브의 Collavate 폴더 아래에 저장됩니다.

조직 내 문서 유형에 따라 저장 위치를 다르게 지정하고자 하는 경우, 템플릿 설정 메뉴에서 문서 저장 폴더를 지정할 수 있습니다. 템플릿 별로 저장될 폴더를 지정하거나 여러 템플릿을 하나의 폴더에 통합해 지정하는 등, 조직의 문서 관리 정책에 따라 자유롭게 활용할 수 있습니다.

예를 들어, “휴가 신청서” 템플릿으로 제출된 문서는 Collavate/휴가 신청서, “지출 결의서”는 Collavate/지출 결의서 폴더에 각각 저장되도록 설정할 수 있어, 문서를 유형별로 체계적으로 정리하고 검색 및 공유 효율성을 높일 수 있습니다.

예를 들어, “휴가 신청서” 템플릿으로 제출된 문서는 Collavate/휴가 신청서, “지출 결의서”는 Collavate/지출 결의서 폴더에 각각 저장되도록 설정할 수 있어, 문서를 유형별로 체계적으로 정리하고 검색 및 공유 효율성을 높일 수 있습니다.

중요: 저장 폴더가 지정/변경된 이후부터 제출된 파일만 지정된 폴더에 저장되며, 변경 전에 이미 제출되었던 파일은 위치가 자동으로 변경되지 않고 이전 폴더에 남아 있습니다.

템플릿에서 제출된 파일이 저장될 폴더 설정하기 #

선택된 템플릿을 통해 제출된 파일이 저장될 Google Drive 폴더 위치를 설정하려면 다음 단계를 따르십시오:

1. 메뉴에서 템플릿을 선택합니다.
2. 도메인 공유 템플릿 메뉴로 이동합니다.
3. 목록에서 저장 폴더를 설정할 템플릿을 찾아 클릭합니다.
4. 오른쪽 메뉴에서 템플릿 정보 수정을 클릭합니다.
5. 저장 폴더 선택 창을 열고, 하단의 새 폴더 생성 버튼을 클릭합니다.
6. (선택)새 폴더 생성을 반복하여 원하는 위치에 하위 폴더를 반복적으로 생성할 수 있습니다.
7. 원하는 위치에 폴더 생성이 완료되었다면 오른쪽 아래에서 선택 버튼을 클릭합니다.
8. 저장 폴더에 나타나는 폴더 이름이 원하는 폴더로 잘 설정되었는지 확인 후 설정을 저장합니다.

참고: 생성할 폴더는 문서 관리자의 Collavate 폴더의 하위 폴더로만 생성할 수 있습니다.