전자결재 문서 태그 기능을 활용하여 손쉽게 문서를 분류하고 검색하기

내부 감사 또는 중요 증거 자료 등의 사유로 조직에서는 때때로 오래된 전자결재 문서를 활용해야 하는 경우가 있습니다.  조직과 협업이 필수적인 상황에서 태그를 승인 문서에 적용하는 능력은 강력한 기능으로 나타납니다. 다양한 프로젝트에 대한 협업이 이뤄지는 시나리오를 상상해보십시오. 콜러베이트의 태그 적용 기능을 사용하면 프로젝트 관리자는 프로젝트 유형, 긴급성 또는 특정 요구 사항에 기반하여 승인 문서를 분류할 수 있습니다. 예를 들어, 여러 고객 프로젝트를 처리하는 디자인 에이전시는 “고객 OOO”, “긴급”, “웹 디자인”과 같은 태그를 적용하여 문서를 분류하고, 같은 태그가 적용된 문서를 모아서 확인하거나 검색에 활용할 수 있습니다.

전자결재 문서에 태그 적용하기 #

1. 전자결재 메뉴로 이동합니다.
2. 태그를 적용할 전자결재 문서를 열람합니다.
3. 오른쪽 메뉴에서 태그하기 카테고리를 클릭합니다.
4. 추가할 태그를 목록에서 선택하거나 직접 입력하여 추가합니다.
   • 노란색 태그: 도메인 공유 태그로, 관리자가 추가한 조직 공용 태그를 의미합니다. 
   • 회색 태그: 개인 태그로, 사용자 본인이 추가한 태그를 의미합니다. 개인 태그는 다른 사용자와 공유되지 않습니다.
5. Apply Tags를 클릭해 태그를 변경사항을 저장합니다.

태그가 적용된 문서 검색하기 #

콜러베이트에서 검색하기 #

1. 드라이브 매니저를 클릭합니다.
2. 좌측 메뉴에서 내 드라이브 탭을 클릭합니다.
3. 모든 파일 보이기를 선택합니다.
4. 좌측 메뉴에서 태그 탭을 클릭합니다.
5. 검색할 태그 명을 입력하거나 아래 태그 목록에서 검색할 태그를 선택합니다.
   • 노란색 태그: 도메인 공유 태그로, 관리자가 추가한 조직 공용 태그를 의미합니다. 
   • 회색 태그: 개인 태그로, 사용자 본인이 추가한 태그를 의미합니다. 개인 태그는 다른 사용자와 공유되지 않습니다. 

Google Drive에서 검색하기 #

1. 검색할 Google Drive로 이동합니다.
2. 상단 검색 박스에 ctag:검색할 태그를 입력 후 검색합니다.
   • 예) ctag:세일즈팀

관련 리소스 #

공식 가이드: 전자결재 프로세스를 위한 새 문서 생성하기