협조처 기능에 대한 사용자 권장사항

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참고 사례 #

다음의 사진과 같이 Google Workspace 관리자 콘솔상의 하부조직(OU)이 있으며,  존과 메리가 US Sales 상기 OU에 속해 있다고 가정합니다. 또한, ussales@example.com 이라는 Google Workspace 그룹스 이메일이 있으며 여기에 스티브와 마이클이 멤버로 속해 있다고 가정합니다.

Google Workspace 조직구조 예시

만약, Collavate 협조처로 그룹스 이메일과 동일한 ussales@example.com를 지정할 경우 협조처와 그룹스 이메일간에 다른 공유 권한이 설정됩니다. 

즉, 

  • 전자결재 진행 시 상기 이메일을 협조처로 지정할 경우, 스티브와 마이클은 전자결재 승인 완료 후 알림을 받게되지만 Collavate 프로세스를 확인할 수 없습니다. 
  • 반면, US Sales OU에 속하는 존과 메리는 이메일 알림을 받을 수 없으나, Collavate 앱 상에서 전자결재  > 수신/협조 문서함 에서 확인할 수 있습니다. 

따라서, 협조처와 그룹스 이메일에 속하는 멤버를 동일하게 구성 하는 것이 상기와 같은 혼선을 줄이는 가장 좋은 방법입니다.