アップデート

電子決裁文書の表紙にQRコードを挿入  決裁文書をPDFに出力する場合、PDF文書表紙と最終部分に、コラベート電子決裁QRコードが追加されました。 ダウンロードした電子決裁PDF  ファイルまたは紙に出力した文書のQRコードをスマートフォンやタブレットでスキャンすると、電子決裁文書をすぐに確認することができます。 上記機能の効果及び詳細については、本ブログの内容をご参照ください。  単純化されたログインページ     コラベートをより便利に利用できるように、ログイン画面をシンプル化しました。 グーグルアカウントへのログインを基本とし、コラベート自体のログインは、右下にあるグーグルアカウントがないユーザーログイン(Sign in without a Google account)で区分しました。 その他、次のような改善事項とバグが修正されました。 NEW 1. 顧客相談チャットボットサービス支援 Enhancement + 電子決裁PDF文書にQRコードを追加+  電子決裁文書の上申速度の改善+  文書管理者の変更時、全体文書の移転機能オプションを追加+  上段の検索窓に検索エリアの案内+ 通知センターの通知本数表示改善+  コラベート通知バナーを上段に表記+  コラベートモバイルバージョンの電子決裁メニューを補完+  電子決裁文書の上申結果メッセージの改善+  ドメイン公開ポスト通知受信機能を補完 Bug – ポストコメント作成時の自動更新、ESCキー入力エラー解決-  モバイルバージョンでポップアップを閉じる時、画面移動エラーを解決-  グループポスト「いいね」ボタンエラーを解決-  通知センターの時刻表示エラーを解決-  グループポストの外部ユーザーのコメント通知機能を補完-  決裁文書保管機能エラー解決-  ポスト締め切り日のエラー解決-  管理台帳作成フォルダの変更及び権限の補完-  検索窓「初期化」ボタンエラーを解決-  名前の変更が不可能だった特定の添付ファイルの名前変更機の能追加支援- 管理台帳が繋がれたテンプレートを共有テンプレートに移転する時に発生するエラーを解決-  プロフィール情報修正エラー解決-  文書タイトルの重複採番防止のための補完作業-  共有テンプレートを自分のテンプレートに移転時に発生するエラーを解決-  管理台帳の日付入力エラーを解決-  ポストグループでユーザーコメントエラーを解決-  PDFに受信者(CC/Group CC Email)ラベルの表示を修正-  その他のバグ解決 誠にありがとうございます。

今、バーコードとQRコードは非常に一般的に使われています。 消耗品、ギフトカード、ラベルなどに簡単に見つけられ、スーパーマーケットや商店など、ほとんど全ての場所で見かけます。 QRコードは様々なタイプのバーコードの一つで、数字や文字情報が可能な1次元的なバーコードに比べ、QRコードは2次元的構成でより多くの情報を保存できます。 QRコードは、文書を共有するときにとても便利です。 QRコードによりオフィス文書、送り状、契約書、記録に安全かつ容易にアクセスできます。 コラベートは、電子決裁文書をPDFに出力する際、QRコードを生成して一緒に出力します。 これにより、QRコードをスマートフォンカメラで認識すると、すぐに電子決裁文書にアクセスすることができます。 これにより、次のような利点があります。 1. 出力されたPDF永久バージョンに対するデジタル電子決裁バージョン間の相違点を確認。 これにより、どの文書が最新バージョンなのか、あるいはオリジナルなど偽造·変造の判別が可能です。2. PDF文書を一部消失した場合、デジタル文書のバックアップ本にいつでもアクセスでき、デジタル文書の変更履歴も確認することができます。3. CEOなど経営陣がデジタル決裁ではなく紙で出力して決裁することを好む場合、出力物に対する決裁を受けた後、デジタルバージョンに対しては代理決裁や専決などの処理およびレコードが可能です。4. その他にも、PDF出力文書を修正しなければならないか、より詳細な内容を確認するために、QRコードスキャンでデジタル電子決裁文書を確認することができるので、オフラインとオンライン文書間の仲介者として活用することができます。決裁線上に含まれていないユーザーがQRコードでスキャンをする場合、デジタル文書にアクセスされないため、セキュリティの問題も全くありません。使い方は簡単です。 決裁中または決裁が完了された文書に対して、コラベート右側の決裁ラインサイドバーで ‘PDF ファイルに変換’ を選択します。 PDFに出力が完了されたら、最初のページに次のようなQRコードが挿入されていることが確認できます。これを通していつでも本QRコードで電子決裁文書にアクセスできます。

Slackでコラベートが利用できます。 Slackは、全世界の多くの企業が利用するチーム協業ツールで、メールの代わりにチームメッセージングで協業できるプラットフォームです。コラベートは、Slack利用者がコラベートを通じて起案された決裁文書をSlackの中で手軽に決裁できるコネクタを開発しました。 「Slackのためのコラベート」アプリは、Slackマーケットプレイスであるアプリディレクトリからダウンロードできます。 アプリのディレクトリでコラベート(COLLAVATE)を検索し、ダウンロードします。その後、Slackを実行すると、次のようにチャンネルに追加が完了し、コラベート上で上申したか、決裁が必要な文書がフィードの形で表示されます。 コメント、決裁文書のタイトル、決裁状態、上申者、時間、および決裁文書のリンクが含まれた電子決裁フィードを確認することができます。決裁文書を見るためには、文書リンクをクリックし、グーグルドライブ上で確認することができます。 検討を完了した後、承認または拒否ボタンを押して決裁を完了することができます。 決裁が完了すると、決裁利害当事者にメール通知とコラベートアプリ上にも双方向アップデートされ、確認することができます。これによって、チーム協業ツールであるSlackに決済機能を提供するコラベートサービスを連携して利用することができます。

電子決裁用グーグルドライブアドオン（add-on）がリリースされた後、コラベートを通じた協業がいつにも増して容易になりました。 最も最近改善された機能は、すでに全世界から人気を集めており、簡単に使うことができます。 Googleドライブ及びコラベート情報 Googleドライブは、文書の共同作業とクラウドリポジトリを提供するプラットフォームです。 一般的に文書を作成し、共有するのに使用されます。 また、ファイルを保存・同期化することでリアルタイムに協力できる点はGoogleドライブで提供される優秀なサービスの一つです。 コラベートはグーグルドライブアドオンの中で唯一の電子決裁アドオンです。 クラウド基盤の協業製品群を通じてチーム間のGoogle Drive連結が可能で、協業することができます。共同作業者が文書に対する最高レベルのセキュリティで電子決裁が可能で、GoogleドライブとGSuiteと便利に互換できる点が高く評価されています。 コラベートGoogleドライブアドオンを始める方法 電子決裁承認プロセス機能を提供するコラベートアドオンは、非常に容易に素早く開始することができます。 「始めるためには、まずコラベートアドオンをグーグルドライブでインストールしなければなりません。 コラベートアドオンをインストールした後、ドライブ内のファイルリストから承認プロセスを開始する特定のファイルを選択してください。 右側のサイドバーにインストールされたコラベートアドオンアイコンをクリックすると、承認プロセス画面が表示されます。 承認プロセス画面には、プロジェクトに対する決裁ラインの手順を定義するグループ番号が表示されます。 決裁ライン#1 に文書を1 次的に承認するユーザーの名前またはメールを入力してください。 続いて、2次承認者の名前または電子メールを決済ライン#2 に入力します。 並列承認が必要な場合は、[+] ボタンをクリックし、該当段階で承認者を追加することができます。 決裁ライン入力が完了しましたら、決裁ラインの下にある ‘上申’ ボタンをクリックし、承認プロセスを開始します。 #1に登録されたユーザーに通知メールが送信されます。 「コラベートで開く」ボタンをクリックして、コラベートアプリを実行してください。 左側には作成中の文書が、右側には承認プロセスを進める決裁ラインが表示されます。 決裁ファイルの一覧、アクセス権限の設定、コメント、タグの追加、締め切り期限の設定といった電子決裁オプションを確認することができます。 承認プロセスが始まると、文書の閲覧および検討が可能な承認者にメール通知が送信されます。 決裁ラインに登録されたユーザーは、承認プロセスが進行中に意見を交換することができます。 当該承認プロセスは、決裁ラインの検討完了時に承認されます。 コラベートは、ユーザーがチームと効率的かつ効果的に協力し、満足できる結果を完成させると同時に、時間を最大限節約できる方法を探すために常に改善しています。 今後、グーグルドライブ上でタグ指定やタグ管理が可能なドライブアドオンを発売する予定です。

1.コラベートプログレッシブアプリ コラベートを自分のコンピュータでワンクリックで実行し、利用できます。もうウェブブラウザではなくコンピュータですぐにコラベートを実行することができます。特に、別途のアプリのインストールしたり、ウェブブラウザを実行しなくてもワンクリックでコラベートを利用することができ、とても便利です。方法は簡単です。クロムブラウザーでコラベートを接続し、コラベート画面の右上の(+)アイコンを押してください。すると、アプリのインストール確認ウィンドウが開き、インストールが行われます。 その後コラベートプログラムを実行できます。ウィンドウ(Windows)の場合、デスクトップにコラベートアイコンが追加されます。 マック(Mac)の場合、マイコンピュータ下部のトレイからコラベートアイコンを押して実行できます。 モバイルでも簡単に追加できます。 2. 文書番号ポリシーの接尾辞支援 電子決裁文書を上申する時、会社の文書番号ポリシーに従って文書のタイトルの前である接頭辞に[文書番号]が表示されます。文書番号が文書のタイトルの後に現れるようにすることができます。つまり、文書のタイトルを意味する{DocumentTitle}変数の前後または後ろに自由に文書番号変数を追加できるので、より柔軟で拡張性のある文書番号の設定が可能です。 例えば、‘マーケティング部署’において、会社紹介書について‘日付’と‘文書類型’を上申する際、次のように設定することができます。 [&{number}] ${documentTitle} – ${thisYearFull}年 ${thisMonth}月 ${today}日 この際は次のように適用されます。 [0002] 会社紹介書 – 2020年 5月15日 このように、自動的に文書番号とタイトルが事前に指定された規則に従って反映されますねで、会社全体に一貫性のある文書管理体系を確立することができます。