Googleドライブを使用すると、世界中のさまざまな場所にいるユーザーとリアルタイムで共同作業を進めることができます。実際に、毎月平均で20億人以上のユーザーがGoogleドライブを使用して文書を作成しています。しかし、Googleドライブはユーザー間の文書協力に最も重点を置いて設計されており、Googleドライブ上のファイルを利用した電子承認作業は非常に煩雑で複雑です。
そのため、多くのユーザーが自組織で使用している別のソフトウェアにGoogleドライブで作成されたファイルをコピー＆ペーストして承認や保存を行っており、Googleドライブのファイルが編集されると最新の編集履歴を正確に確認することが難しく、多くの非効率が生じます。したがって、世界中のさまざまな地域や時間帯をまたいで多様な書類を管理し承認できる強力なシステムが、グローバル企業には必要です。Collavateを使用すれば、Google Workspaceとのスムーズな統合が可能となり、Googleドライブ上の電子承認システムを運用できます。
さらに、電子承認オプションを通じて各電子承認の共有権限を簡単に制御でき、適切な関係者が書類を効率的に検討し承認できるよう支援するだけでなく、不要なユーザーによる文書の共有や流出を防ぎます。これらの機能は、ビジネス運営の速度を維持し、すべての地域でのコンプライアンスを保証するために不可欠です。
円滑な電子承認協働のための準備事項 #
電子承認の進行状況に応じた適切な通知を受け取ることは、業務の遅延を防ぐために非常に重要です。コラベートは、日本語、韓国語、英語、中国語を含む計１２ヶ国語で使用可能で、スムーズな業務協力をサポートします。
基本言語設定を変更する #
コラベートの基本言語設定を通じて、インターフェースで表示される言語と受信する通知メッセージの言語を変更することができます。基本言語を変更すると、コラベートから送信されるすべての通知メッセージも新しく設定した言語に合わせて変更されます。
- 右上のプロフィール画像をクリックする。
- プロフィールの更新をクリックする。
- 設定メニューに移動する。
- 言語項目のドロップダウンメニューを開き、言語を設定する。
通知設定を変更する #
投稿や電子承認でユーザーに関連する更新があった場合に通知を受け取ることができます。各状況に応じた通知の受信設定を変更するには、以下の手順に従ってください。
- 右上のプロフィール画像をクリックする。
- プロフィールを更新をクリックする。
- 通知メニューに移動する。
- 各項目に対して、ドロップダウンメニューから受信したい通知を設定する。
- 保存をクリックし、変更内容を保存する。
| 脚注：一部の通知項目にはなし設定が提供されません。 |
電子承認を進める #
すべての設定が完了したら、コラベートを使ってGoogleドライブのファイルに対して簡単にレビューを申請できます。
レビュアーとして指定されたユーザーは、コラベートに接続されたメールまたはGoogleチャットを通じて通知メッセージを受け取ります。詳細なレビューが必要ない場合は、受信した通知メッセージを通じてメールやGoogleチャットで直ちに承認または差し戻しを行うこともできます。
電子承認に書類を提出する #
電子決裁
プロセスの開始をクリックする。- 提出するファイルを選び、ファイル追加をクリックする。
- 提出内容を検討するレビュアーを追加または編集する。
- 書類作成が完了したら、電子決裁をするボタンをクリックする。
受信した書類を検討する #
- 受信した通知メールからレビューボタンをクリックする。
- 必要な場合、閲覧ボタンをクリックし、ファイルを編集する。
- 必要な場合、承認タブにコメントを入力する。
- 承認または拒否をクリックする。