多様な言語的背景を持つ従業員やパートナーとの協力が必要なグローバル企業では、文書を十分に理解できる言語で伝達することが非常に重要です。グローバル企業で契約書のような非常に重要な公文書を翻訳するシナリオについて考えましょう。まず、適当な部署が契約書の内容を母国語で丁寧に作成した後、コラベートを通じて電子決裁の手続きを進めることができます。その後、承認が完了した書類に対して、異なる国の法務部をグループCCで指定する場合、各国の法務部が契約書を翻訳することで、正確性を保証することができます。また、コラベートのグループCC機能は、グループCCの承認手続きが進行中に発生するすべての修正および承認手続きの履歴がGoogle Driveおよびコラベートの活動履歴に保存されるため、公文書の効率的かつ正確な翻訳を支援し、国境を越えた円滑なコミュニケーションとコンプライアンスを促進することができます。
翻訳申し込みをする前に用意するもの #
この機能を使用する際に、まず協力を申し込むグループを作成する必要があります。以下の方法で自身のGoogle Workspaceにグループのメール情報を追加し、作成されたグループのメールにメンバーを追加してください。
Google Workspaceグループの作成方法 #
- admin.google.comにアクセスする。
- Google Workspace管理者アカウントでログインする。
- ディレクトリ→グループのメニューに移動し、グループを作成ボタンをクリックする。
- グループの詳細情報を入力し、グループのメンバーを追加する。
- グループ作成完了後、メンバーを追加ボタンで作成されたグループのメンバーを追加する。
- グループに追加をクリックする。
コラベートにグループ情報を同期する #
- document.collavate.comにアクセスする。
- コラベート管理者アカウントでログインする。
- 管理者→同期と更新のメニューに移動する。
- グループスのところの同期ボタンをクリックする。
電子決裁承認完了後、他部署にグループCCで協力を要請し、決裁を転送する #
グループメール情報の追加が完了したら、コラベートのグループCC機能を使用して、重要な電子決裁書類に対する部署間の協力要請を送信し、システムに協力要請の詳細を記録することができます。グループCCにグループメール情報を入力すると、そのグループメールに含まれる個々のユーザーに協力要請メールが送信されます。
- 電子決裁メニューに移動する。
- 右上のプロセスを開始ボタンをクリックする。
- 電子決裁書類及び決裁ラインを作成し、グループCCタブに移動する。
- グループCCタブに協力を要請するグループのメールアドレスを入力する。
備考：
- グループCCタブには、必ずグループメールアドレスを入力してください。
- もしグループメールアカウントを知らない場合は、ユーザー選択ドロップダウンメニューから組織図を選択し、希望するグループを選択した後、追加ボタンを押してグループメールを入力することもできます。
- 電子決裁をするボタンをクリックする。
受信した協力要請の確認及び翻訳の進行 #
入力された決裁ラインで承認手続きが全て完了し、決裁されると、グループCCに登録されたグループメールに通知メールが送信されます。グループCCで指定されたグループのメンバーは誰でも、承認や協力が必要なチームメンバーを承認者として登録した後、Referenceボタンをクリックして手続きを始められます。登録された承認者はメール通知を受信し、電子承認→受けた決裁ドキュメントから協力要請を受けた書類を確認することができます。
- 協力要請を受けた書類を閲覧する。
- Referenceボタンをクリックし、翻訳に参加するユーザーを決裁ラインに追加する。
- 決裁ラインに追加されたユーザーが書類の翻訳を始め、確認ボタンをクリックする。
グループCCの決裁ラインに追加された全てのユーザーが確認すると、グループCCの承認手続きが完了し、システムに変更内容が記録されます。