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コラベートのテンプレート機能を活用すると、同じ形式の承認を迅速かつ安全に申請できます。例えば、チームメンバーが同じ形式の日次または週次報告書を繰り返し上位の担当者（課長、部長など）に提出し、承認を受けるシナリオについて考えましょう。コラベートはこのプロセスを簡易化し、チームメンバーが形の決まった且つ総合的な活動報告書を容易に提出できるようサポートします。コラベートのテンプレートには、該当フォーマットに対して個人/組織別に頻繁に提出する承認者情報を事前に保存したり、電子承認オプションを設定することもできるため、何度も繰り返される業務を減らし、業務効率を高めることができます。
特に、精密さとコンプライアンスが重要な分野では、コラベートの承認プロセスは核心となるツールとして活用できます。例えば、大規模病院ネットワークで部長が患者治療活動に関する報告書を定期的に提出する場合、あらかじめ保存されたコラベートのテンプレートを使って簡単な編集の後、毎回新しいレビュアーを指定せずに直接提出できます。その後、リクエストされた電子決裁文書は医療ディレクターや管理者が参加して報告書を細かくレビューし、管理者のGoogleドライブ環境にて安全に保存されます。
活動報告書作成後の承認申請方法 #
方法その1. コラベートで新文書を作成後提出する #
コラベートで新しい文書を作成し、そのまま提出することができます。
ドライブマネージャーをクリックする。
- 上部の+생성ボタンをクリックする。
- 作りたいファイル形式を選択する。
参考：「インラインフレームを使用せずに生成」のオプションを選択すると、新しい文書をコラベートではなくGoogleドライブの画面で開きます。これを望まない場合は、オプションを解除してください。 - 文書の作成作業をする。
- 電子決裁情報を入力する。
- 電子決裁をするボタンをクリックする。
方法その2. 作成済みのファイルを提出する #
既に作成が完了した文書が作成した人のパソコンもしくはGoogleドライブにて保存されている場合、そのファイルを持ってきてコラベートで編集し、提出することができます。
- 電子決裁メニューに移動する。
- 上部のプロセスの開始をクリックし、私のコンピューターからとグーグルドライブからから提出方法を選ぶ。
- 作成済みの文書を読み込む。
- 文書を編集する。
- 電子決裁の設定情報を入力する。
- 電子決裁をするボタンをクリックする。
方法その3. 登録済みのテンプレートで提出 #
会社の共用テンプレートもしくはご自分のよく使うテンプレートがある場合、当該テンプレートで新しい文書の作成を始められます。
| 備考：個人用テンプレートや組織で使用する共用テンプレートがある場合、これをテンプレートとして登録し、手早く読み込むことができます。頻繁に提出する提出情報や電子決裁オプションなども文書の内容と共に保存することが可能です。詳細は以下を参照してください： – マイテンプレートを作成する – ドメイン共有テンプレートを作成する（管理者向け） |
- テンプレートメニューに移動する。
- マイテンプレートもしくはドメイン共有テンプレートメニューにてご使用のテンプレートを選択する。
- みいがわ上方にてUse Templateをクリックする。
- 文書が準備次第、内容を編集したり、決裁者情報を修正したりする。
- 電子決裁をするボタンをクリックし、文書を提出する。
関連リソース #
- 公式ガイド：ドライブマネージャーから電子決裁を始める