電子決裁書類のタグ機能を活用し、素早く書類を分類し検索する

内部監査や重要な証拠などで、古い電子決裁書類を活用する必要のある時があります。組織内協力が必要不可欠な状況において、決裁書類にタグを付与する機能は強力な機能として現れます。様々なプロジェクトの協力が行われるシナリオについて考えましょう。コラベートのタグ付与機能を使用すると、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの種類、緊急性、または特定の要求に基づいて決裁書類を分類することができます。例えば、複数の顧客プロジェクトを扱うデザインエージェンシーは「〇〇株式会社様」、「緊急」、「ウェブデザイン」などのタグを付与して文書を分類し、同じタグが適用された文書をまとめて確認し、検索に活用することができます。

電子決裁書類にタグを適用する #

1. 電子決裁メニューに移動する。
2. タグを付与したい文書を閲覧する。
3. 右側メニューにてタグカテゴリーをクリックする。
4. 追加するタグをリストから選択するか直接入力して追加する。
   • 黄色タグ：ドメイン共有タグで、管理者が追加し組織の共用タグを意味する。
   • 灰色タグ：個人タグで、ユーザー本人が追加したタグを意味する。他のユーザーと共有されていない。 
5. Apply Tagsをクリックしタグの変更事項を保存する。

タグが付与された文書を検索する #

コラベートにて検索 #

1. ドライブマネージャーをクリックする。
2. 左側メニューにてマイドライブをクリックする。
3. 全てのファイルを表示をクリックする。
4. 左側メニューにてタグのタブをクリックする。
5. 検索するタグを入力するか下のタグリストから検索するタグを選択する。
   • 黄色タグ：ドメイン共有タグで、管理者が追加し組織の共用タグを意味する。
   • 灰色タグ：個人タグで、ユーザー本人が追加したタグを意味する。他のユーザーと共有されていない。 

Google Driveにて検索 #

1. Google Driveに移動する。
2. 上方検索欄にctag:検索するタグ名を入力し、検索する。
   • 例) ctag:営業部

関連リソース #

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