文書番号ポリシーを設定する

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コラベートでは、電子承認を提出する際、定められたルールに基づき、自動的にドキュメントタイトルの前または後ろに番号を付与することができます。この機能を利用すると、提出日や部署名などの情報をドキュメントタイトルに追加して、効率的に管理することができます。

1. 管理者メニューを選択します。
2. 文書採番ルールメニューを選択します。
3. 画面に表示されている変数を、希望する順番でクリックしてください。
4. 保存ボタンをクリックしてください。

注:

変数名	説明
${companyCode}	会社名(管理者メニューの「ドメイン設定」メニューで指定された会社名)
${teamName}	ユーザーが所属している部署名
${thisYear}	今年の下二桁（例：20xx→xx）
${thisYearFull}	今年の四桁（例：20xx→20xx）
${thisMonth}	今月（例：8月→08）
${today}	今日（例：12日→12）
${number}	システムに自動的に生成された番号。この変数とともに年月日のいずれの変数が使われた場合、この番号が毎日リセットされます。
${collavateType}	当該書類のドキュメントカテゴリ
${userCompany}	ユーザーのプロフィールにて表示される会社名
${templateAlias}:	共有テンプレートに設定された別名の値
${documentTitle}:	文書タイトル

ファイル拡張子と番号位置の設定 #

ファイル名の末尾に番号を配置する場合、その番号をファイル拡張子の前または後ろに設定することができます。

1. 管理者メニューを選択します。
2. 文書採番ルールメニューを選択します。
3. 拡張子および採番位置設定で希望のオプションを選択します。
4. 保存ボタンをクリックしてください。

注: 番号をファイル拡張子の後ろに設定すると、ダウンロード時にオペレーティングシステムがファイルタイプを認識できなくなる場合があります。その場合は、番号をファイル拡張子の前に配置するよう設定を変更してください。