組織で電子決裁を通じて発注を進める場合、自動的にコラベートで完了した全発注書のリストがスプレッドシートに記録されるよう設定できます。大規模製造会社の様々な部署から要請された発注書を一元管理し、特定日時に承認された内容を確認するシナリオについて考えましょう。各部署は、コラベートに登録されたドメイン共有テンプレートを活用して共通の形の発注書を作成し、提出します。この時、該当テンプレートにコラベートログとリンクしておけば、完了した電子決裁（承認完了、拒否、取り消し）に対して別途の管理が不要で、自動的に別のスプレッドシートに電子決裁の履歴が記録され、その後簡単に発注書に対する承認の合否の詳細およびファイルのリンクを一つのシートで確認できます。
このガイドでは、テンプレートにログをリンクする方法について説明します。
テンプレートのログを作成・リンクする #
コラベートのテンプレートにログファイル（スプレッドシート）をリンクすると、そのテンプレートを使用して提出された電子決裁を自動的に記録することができます。
ステップ1：テンプレートにログをリンクする #
- テンプレートメニューに移動する。
- マイテンプレートまたはドメイン共有テンプレートのメニューに移動する。
- ログの機能でリンクする新しいテンプレートを作成するか、既存のテンプレートの編集画面に移動する。
- 右側メニューリストの電子決裁をする
Add result to sheetタブに移動する。 - 「シートをログに記録する」の右側でサンプルをコピーするをクリックするか、選択するをクリックしてリストから選択する。
- サンプルをコピーする：コラベートが提供するデフォルトのログを読み込みます。このサンプルシートをそのまま使用したり、編集して使用したりできます。
- 選択する：既存の書類管理台帳がある場合、その管理台帳スプレッドシートを見つけてリンクすることができます。
| 備考：ログはGoogle Sheets形式のファイルのみリンクできます。 |
ステップ2：リンクされたログに記録する項目を設定する #
ログのリンクが完了したら、各列に入力される項目を指定する必要があります。サンプルを使用する場合、各列のタイトルに対応するデータがすでにリンクされており、既存のログを選択した場合はデータ項目を選択し、入力される列を設定する必要があります。
- Add result to sheetのタブに記録する項目のところに移動する。
- ドロップダウンメニューから記録したい項目を選択する。
- 右側の列（#）ボタンをクリックしリンクされたログに該当する項目を記録する列を選択する。
ステップ3：設定が完了したログの動作確認をし、テンプレートを保存する #
すべての項目の指定が完了したら、自分がリンクした項目の動作確認をし、問題がなければ保存します。
保存すると、組織のメンバーはそのテンプレートを使用して電子決裁を提出し、完了するたびに指定されたログに自動的に記録されます。
- 下方のテストを実行するボタンをクリックする。
- テストデータがリンクされた列に入力される。
- 入力されたデータを確認する。
- 全ての列が正常に設定されたなら、パブリッシュテンプレートのボタンをクリックする。
リンクされたログの確認及び削除方法 #
テンプレートにログがリンクされている場合、テンプレートメニューリストでそのテンプレートメニューにリンクされたログのタイトルを確認できます。リンクされたログのタイトルを選択すると、そのファイルをGoogleドライブで開きます。
注意：特定のユーザーがこのログの値を手動で変更または削除できないように、編集権限を確認してください。
関連リソース #
- 公式ガイド：使用例：テンプレートをログとリンクする
- Youtube: 承認履歴をスプレッドシートに自動的に記録する方法