テンプレート別に合った情報設定を通じて業務効率性を向上する

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組織では、毎月の経費精算書や休暇申請書など、多数の組織共通フォームを利用して承認を進めます。このように、すべての組織員が繰り返し提出する同じフォームの場合、各テンプレートごとに適用されるカスタム設定を通じて、組織メンバーの電子承認提出にかかる時間を短縮し、管理者が承認された文書の検索や情報管理を効率的に行えるように支援します。

1. 不要なテンプレートメニューを節約 #

コラベートでは、基本的に「マイテンプレート」メニューを通じて個人のテンプレートをアップロードするか、ドメイン共有テンプレートをコピーして修正して利用することが可能です。もし組織で提出されるすべてのフォームを統一し、個別テンプレートの使用を制限したい場合は、一般ユーザーがテンプレートメニューを利用する際に、ドメイン共有フォームメニューのみが表示されるように設定することができます。これにより、組織で提出される文書の信頼性を高め、文書作成に必要な時間を削減して効率性を向上させることができます。

マイテンプレート及びサンプルテンプレートメニューを無効化する #

  1. 管理者メニューを選択する。
  2. テンプレートメニューに移動する。
  3. マイテンプレートの項目を 無効化状態に変更する。
  4. サンプルテンプレート項目を 無効化状態に変更する。
  5. 設定を保存するをクリックする。

2. テンプレート別電子決裁タイトルを設定する #

参考：この機能を利用するには、必ずグーグルシーツ形式のテンプレートを使用する必要があります。

コラベートで提出された全ての文書には、管理者が定めたルールに基づき、提出時に自動的に記号が割り当てられます。もし個々のテンプレートごとに特定の記号を設定したい場合、管理者やテンプレート管理者はテンプレート文書の記号付けルールを活用することができます。このように設定された記号は、グーグルドライブやコラベートで電子決裁書類を検索する際にテンプレートごとに書類を見つけやすくするためや、書類の整理・管理に役立てられます。

テンプレート書類記号付けルールを設定する #

テンプレート文書の記号付けルールを追加するには、以下の指示に従ってください。

  1. テンプレートメニューを選択する。
  2. マイテンプレート若しくはドメイン共有テンプレートメニューに移動する。
  3. 記号を付与する新しいテンプレートを生成するか、既存テンプレートを修正する。
  4. 右側のテンプレート文書番号ポリシータブをクリックし、 채번を追加する。
    • セルから選択してください。：セル住所を選択し、当該セル住所に入力されている値を채번として設定する。
    • 手動で入力してください。：入力された値をテンプレート채번として設定する。

参考：下段のプレビューにて채번が正しく入力されているかを確認できます。

3. テンプレート書類の等級および保存期間を設定する #

等級および保存期間の機能を利用すると、各テンプレートごとに提出される文書に等級およの情報を追加できます。追加された文書の保存期間は、各電子決裁書類の右側にある「等級および保存期間」タブを通じて確認できます。これにより、特定のテンプレートを通じて作成される内容が外部への流出に敏感であるか、特定の期間内に廃棄されるべき情報などを電子決裁の参加者に明示できます。

等級および保存期間機能を有効にする #

等級および保存期間機能を有効にするには以下の手順に従ってください。

  1. 管理者メニューを選択する。
  2. 電子決裁メニューに移動する。
  3. 文書の等級および保存期間の設定を有効にする。
  4. 文書ランクのデフォルト設定にて提出された書類にデフォルトで付与する문서 등급を設定する。
  5. 保存期間のデフォルト設定にて提出された書類にデフォルトで付与する보존 기한を設定する。
  6. 設定を保存するをクリックする。

電子決裁勝利に文書の等級および保存期間を付与する #

電子決裁を提出する際、文書の等級および保存期間を追加するには以下の手順に従ってください。

  1. テンプレートメニューを選択する。
  2. 使いたいテンプレートを選択する。
  3. 右側の文書の等級および保存期間タブをクリックし、文書の等級および保存期間を指定する。

参考：等級およが満了しても書類が選考されたり削除されたりしません。