検討が終了した書類を最新状態で他のユーザーと共有する

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Googleドックスの公開機能を使用すれば書類に対するウェブページのリンクを生成し手間かからず共有し、変更事項をリアルタイムで反映させるようにします。コラベートの公開（パブリッシング）機能は検討が終了した決裁書類に対し自動的に公開し、検討終了コンテンツの速やかかつ効率的な配布において必須です。 

例えば、デジタルマーケティング事務所の場合、協業を通じたコンテンツ作成後、作成チームが完成したキャンペーンコンテンツをSNS、ブログ、メルマガなど、多様なプラットフォームに迅速にアップロードしなければなりません。これを通じて作成チームの効率性を向上させ、それぞれの媒体にて連携のとれた攻略法を実施できるようにします。

（管理者）公開機能を有効にする #

公開（パブリッシング）機能はコラベート管理者メニューにて有効にしてからご利用が可能になります。電子決裁オプションにて公開に関する選択肢が見つからない場合は、管理者に以下のガイドを参照し機能の有効化をお問い合わせください。

  1. コラベート管理者アカウントでログインする。
  2. 管理者メニューに移動する。
  3. その中の電子決裁メニューに移動する。
  4. パブリッシング（公開）の項目のトグルボタンをクリックし、公開機能を有効にする。
  5. ページ下段の保存ボタンをクリックし、設定を保存します。

書類承認完了後の自動公開を設定する #

  1. 電子決裁メニューに移動する。
  2. プロセスの開始をクリックし、新しい電子決裁を始める。
  3. 電子決裁をするのタブ下段にて「決裁後投稿」オプションにチェックを入れ、選択する。
  4. 公開先を指定する。
    • ドメイン内公開：組織内のユーザー様のみが公開された書類にアクセスできます。
    • 完全な情報開示に投稿：リンクを持っている誰もが公開書類にアクセスできます。
  5. 全体承認が完了すれば、掲載用のURLが生成されます。

投稿が正常に完了すると、電子決裁書類に投稿されたリンクが表示されます。そのリンクを利用することで、書類の内容が変更されるたびに新しい文書を共有する必要なく、自動的にその書類の最新版を他のユーザーと共有できます。もしこれ以上当該書類を共有したくない場合は、いつでも投稿停止ボタンを押して、投稿状態を無効化することができます。

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