電子決裁書類の内容と承認履歴を一つのPDFにエクスポートする

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電子決裁システムの主な導入理由の一つは、コスト関連業務の効率的な管理です。コラベートを使用すると、重要書類の承認前後の追跡過程を体系化し、不正な変更を防ぎ、責任を明確化することができます。例えば、販売や輸入に関連するインボイス、税計算書、注文書などの取引関連書類をコラベートを通じて定期的に提出できます。その後、提出されたインボイスに対する電子決裁の承認プロセスが完了すると、担当者は承認された書類の内容を承認日時や決裁者情報が含まれた承認履歴と共にPDFで保存または出力できます。保存されたPDFファイルは上位の担当者や関連責任者のレビューや意思決定の助けとして使用でき、監査などの証拠資料としても使用可能です。

このように、コラボレイトの電子承認エクスポート機能を活用することで、四半期ごとの活動報告書の承認を簡素化し、データに基づく意思決定の文化を育成することによって、業務の透明性と責任を強化することができます。

電子決裁をPDFでエクスポートする方法 #

備考：現在進行中の電子承認も出力することができます。もしまだ承認待機列に承認を完了していないユーザーがいる場合、そのユーザーの電子承認の承認履歴は「進行中」として表示されます。
  1. 電子決裁メニューで出力したい電子決裁を選択する。
  2. 電子決裁ポップアップの右側、電子決裁をするメニューの下部にある「もっと」メニューをクリックする。
  3. 以下の印刷オプションを参考にして、状況に応じたオプションを選択する：
    1. 印刷プロセス（PDF形式でダウンロード）：電子決裁の承認履歴、決裁URL、および全ファイルをPDFに変換する。コラベートの承認URL及びGoogle Drive内の承認されたファイルのURLが両方含まれます。
    2. Print Process (Classic Style)：電子決裁の承認履歴とメインファイルのみをPDFに変換する。
    3. Print Process & Attachments (Classic Style)：電子承認の承認履歴と共に全ファイルをPDFに変換する。コラベートの決裁URLやGoogle Drive内のファイルのURLは含まれません。
  4. PDF変換に関連するポリシーに同意する。
  5. しばらくすると新しいタブで変換されたPDF文書を確認する。

印刷オプション #

オプション名出力時含まれた情報
印刷プロセス（PDF形式でダウンロード）承認履歴コラベートの決裁URL承認されたファイルのGoogle Drive内URL主要決裁ファイル添付ファイル決裁にリンクするQRコード（ファイルの下部）
Print Process (Classic Style)承認履歴主要決裁ファイル決裁にリンクするQRコード（文書の下部）
Print Process & Attachments (Classic Style)承認履歴主要決裁ファイル添付ファイル決裁にリンクするQRコード（文書の下部）

関連リソース #

公式ガイド：決裁コラベートの書類をPDFファイルとして保存する