여러 언어적 배경을 가진 직원 또는 협력사들과의 협업이 필요한 글로벌 기업에서는 문서에 대하여 충분히 이해할만한 언어로 전달하는 것이 매우 중요합니다. 글로벌 기업에서 계약서과 같은 매우 중요한 공문서에 대해 번역해야 하는 시나리오를 상상해봅시다. 먼저, 유관부서에서 계약서의 내용을 자국어로 꼼꼼히 작성한 후 콜러베이트를 통해 전자결재 승인 절차를 진행할 수 있습니다. 이후, 승인이 완료된 결재 문서에 대하여 서로 다른 국가의 범무팀을 협조처로 지정할 경우, 승인된 문서에 대해 서로 다른 국가의 법무팀이 계약서를 번역하는 데 기여함으로써 정확성과 법적 정확성을 보장할 수 있습니다. 또한 콜러베이트의 협조처 기능은 협조처 결재 절차가 진행되는 과정 중 발생하는 모든 수정 및 승인 절차에 대한 이력이 Google Drive 및 콜러베이트의 활동 내역에 저장되므로, 공식 문서의 효율적이고 정확한 번역을 도와 국경을 넘나들며 원활한 소통과 법적 준수를 증진할 수 있습니다.
번역 요청을 위한 사전 준비 사항 #
해당 기능을 사용하려면 반드시 먼저 협조를 요청할 그룹을 생성해야 합니다. 아래 방법을 통해 자신의 Google Workspace에 Groups(그룹) 이메일 정보를 추가한 후 생성된 Groups 이메일에 그룹 멤버를 추가하십시오.
Google Workspace 그룹스 생성하기 #
- admin.google.com에 접속합니다.
- Google Workspace 관리자 계정으로 로그인합니다.
- 디렉터리 > 그룹스 메뉴로 이동한 후 상단에서 그룹 만들기 버튼을 클릭합니다.
- 그룹 세부정보를 입력하고 그룹 멤버를 추가합니다.
- 그룹 생성을 완료한 후, 회원 추가 버튼을 통해 생성된 그룹에 멤버를 추가합니다.
- 완료를 클릭합니다.
콜러베이트에서 그룹스 정보 동기화하기 #
- document.collavate.com에 접속합니다.
- 콜러베이트 관리자 계정으로 로그인합니다.
- 관리자 > 동기화 메뉴로 이동합니다.
- 그룹스 정보 탭 옆 동기화 진행 버튼을 클릭합니다.
전자결재 승인 완료 이후 타 부서(관련 부서)에 협조 요청 전송하기 #
그룹스 이메일 정보를 추가 완료하였다면, 콜러베이트의 협조처 기능을 사용하여 중요 전자결재 문서에 대한 부서간 협조 요청을 전송하고 시스템에 협조 요청에 대한 내역을 기록할 수 있습니다. 협조처에 그룹 이메일 정보를 입력하면 해당 그룹 이메일에 포함된 개별 사용자에게 협조 요청 메일이 발송됩니다.
- 전자결재 메뉴로 이동합니다.
- 우측 상단 전자결재 시작 버튼을 클릭합니다.
- 전자결재 문서 및 결재선 작성 후 협조처 탭으로 이동합니다.
- 협조처 탭에 협조 요청을 전송할 그룹 이메일 계정을 입력합니다.
참고:
- 협조처 탭에는 반드시 그룹 이메일 계정을 입력하십시오.
- 만약 그룹 이메일 계정을 알고 있지 않다면, 사용자 선택 드롭박스에서 조직도를 선택한 후 원하는 그룹의 체크박스를 선택한 후 추가 버튼을 눌러 그룹 이메일을 입력할 수도 있습니다.
- 상신하기를 클릭합니다.
수신한 협조 요청 확인 및 번역 진행하기 #
입력한 결재선에서 승인 프로세스가 모두 완료되고 최종 승인 되면, 협조처에 등록된 그룹 이메일로 알림 메일이 발송됩니다. 협조처 승인 그룹 멤버는 누구나 승인/협조가 필요한 팀원을 승인자로 등록한 후, Reference 버튼을 클릭하여 프로세스를 진행할 수 있습니다. 등록된 승인자는 이메일 알림을 받게 되며, 전자결재 > 수신/협조 문서함에서 협조 요청받은 문서를 확인할 수 있습니다.
- 협조 요청 받은 문서를 열람합니다.
- Reference 버튼을 클릭하고 번역에 참여할 사용자를 결재선에 추가합니다.
- 결재선에 추가된 사용자가 문서 번역을 진행하고 확인 버튼을 클릭합니다.
협조처 결재선에 추가된 모든 사용자가 확인을 진행하면 협조처 승인 절차가 완료되고 시스템에 변경 내역이 기록됩니다.
관련 리소스 #
- 공식 가이드: 콜러베이트 동기화 설정하기
- 공식 가이드: 협조처 기능 사용하기
