Collavate는 Google Drive에서 작동하므로, Collavate의 전자결재 문서의 경우 Google Drive 내의 Collavate 폴더에 안전하게 저장되어 관리됩니다.
Collavate에 계정 생성 시, 도메인 내 사용자의 Google Drive에 다음의 두가지 혹은 세가지 폴더가 생성된 것을 확인할 수 있습니다.
- COLLAVATE
- COLLAVATE User Template
- COLLAVATE Template (관리자, 비즈니스 계정)
참고: COLLAVATE Template 폴더의 경우 관리자 계정(비즈니스 계정)에만 생성됩니다.
중요: 콜러베이트의 원활한 이용을 위하여 위 3개의 폴더는 이동 및 이름 변경, 또는 삭제하지 마십시오.
위 세가지의 폴더는 모두 Collavate의 전자결재 문서와 관련한 파일이 저장되는 폴더로, 일반 사용자의 경우 폴더 내 문서를 볼 수 있는 권한만을 갖습니다. Collavate의 모든 전자결재 문서는 상신 시점에 도메인 내 문서 관리자 계정으로 소유권이 자동으로 이전되므로, 편집이 필요한 경우 도메인 내 문서관리자에게 요청하십시오. 단, 전자결재 문서 상신 시, 결재 후 나와 결재자의 편집 권한을 유지합니다 옵션을 선택할 경우, 상신 이후에도 여전히 편집할 수 있습니다.
각 폴더에 대한 자세한 설명은 다음과 같습니다:
COLLAVATE 폴더 #
전자결재 문서 및 첨부파일이 상신되는 시점에 본 폴더로 이동합니다.
1. (개인) 사용자의 Collavate 폴더
Collavate에서 상신되는 파일 또는 문서의 경우, 채번이 부여됨과 동시에 문서가 COLLAVATE 폴더로 이전됩니다.
* 참고: 파일이 상신자는 파일을 볼 수 있지만, 파일 소유권은 문서 관리자로 이전될 수도 있습니다. COLLAVATE 폴더에 보이는 파일은 더 이상 내 소유가 아니지만, 전자결재 설정에 따라 파일에 대한 보기 또는 편집이 가능합니다.
2. 문서 관리자의 Collavate 폴더:
문서 관리자의 COLLAVATE 폴더에는 조직 구성원이 제출한 모든 전자결재 문서가 저장됩니다.
Collavate User Template 폴더 #
사용자에 의해 생성된 모든 개인 템플릿이 저장됩니다. 본 폴더는 개별 사용자에 의해 액세스 가능합니다.
COLLAVATE Template 폴더 #
해당 폴더에는 관리자가 공유 템플릿으로 저장한 문서 양식이 저장됩니다.
해당 폴더는 오로지 관리자 계정으로만 확인할 수 있습니다. 공유 템플릿에 대한 더욱 상세한 설명은 다음 문서를 참고해주십시오: 공유 템플릿 관리하기
