수많은 글로벌 기업들이 구글 워크스페이스를 활용하여 매일 업무를 진행하고 있으며, 매달 평균 20억명 이상의 사용자가 Google Drive를 활용하여 문서를 작성합니다. 대규모 조직의 경우, 개별 사용자가 아닌 부서 단위로 전자 결재 승인 절차를 진행해야 하는 경우가 빈번하게 발생합니다. 예를 들어, 제약 및 자동차 제조업 등 다양한 제품과 서비스를 제공하는 글로벌 회사의 경우 수 많은 문서가 구글 드라이브를 통해 생성되며, 이렇게 생성된 문서들은 R&D, 마케팅, HR 등 다양한 부서를 거쳐 결재를 진행하고 관리되어야 합니다.
콜러베이트 엔터프라이즈 플랜에서 제공되는 부서 결재 기능을 사용하면 각 사용자는 매우 편리하게 자신이 작성한 구글 문서의 검토자로 부서를 지정하여 전자결재를 위해 제출할 수 있습니다. 또한, 부서에 속한 인원의 변동이 발생하더라도 모든 문서는 회사 소유의 관리용 계정으로 관리되기 때문에 모든 문서를 다시 이동하거나 담당자를 재 지정할 필요 없이 부서 문서함을 통한 통합 관리가 가능합니다.
콜러베이트의 부서 결재는 불필요한 워크플로우를 간소화할 뿐만 아니라 각 단계에서의 투명성과 책임성을 보장합니다. 또한, 내부 정책 및 규제 요구 사항 준수를 촉진하며, 복잡한 조직 구조를 관리하고 운영 효율성을 향상시키는 데 귀중한 도구로 활용할 수 있습니다.
부서를 결재자로 지정하여 전자결재 상신하기 #
전자결재 제출 시 검토자로 부서에 할당된 그룹 이메일을 추가하여 부서 결재를 진행할 수 있습니다. 부서가 검토자로 지정된 전자결재는 해당 부서 문서함에서 확인할 수 있으며, 모든 부서 소속 인원에게 노출됩니다.
부서를 검토자로 지정하려면 다음을 따르십시오.
- 전자결재 상신 화면으로 이동합니다.
- 우측 메뉴에서 전자결재 탭을 클릭합니다.
- 결재선에 부서 이메일(그룹 이메일)을 입력합니다.
- 상신하기를 클릭합니다.
부서 결재 프로세스 진행하기 #
부서가 결재자로 지정되면, 해당 부서의 모든 구성원과 해당 부서의 문서함(타 부서 포함)에 접근 권한이 있는 사용자는 부서 내 재기안을 통해 부서 결재자를 지정하게 됩니다. 부서 내 재기안이 시작되면 지정된 부서 결재자는 해당 부서 결재함을 통해 문서를 열람하고 의사 결정을 진행할 수 있습니다.
지정된 모든 검토자가 결재 과정을 완료하면, 해당 전자 결재 문서는 부서 문서함의 완료 메뉴로 이동합니다.
단계 1: 부서 내 재기안 시작하기 #
자신이 속한 부서가 결재자로 지정되면, 부서 소속 사용자는 재기안을 통해 한 명 이상의 사용자를 부서 결재자로 지정하고 부서 결재를 시작해야 합니다.
부서 재기안을 진행하려면 다음을 따르십시오.
참고: 만약 부서 재기안자가 부서결재자를 지정하지 않고 반려할 경우, 해당 문서는 해당 부서 문서함의 반려 목록으로 이동합니다.
전자결재 메뉴를 클릭합니다.
- 부서 탭을 클릭합니다.
- 새로운 문서가 수신된 부서의 받은 결재함으로 이동합니다.
- 문서 목록에서 재기안을 진행할 문서를 열람합니다.
- 우측 전자결재 탭에서 재기안 버튼을 클릭합니다.
- 부서 결재자를 지정합니다.
- 부서 결재 상신 버튼을 클릭합니다.
단계 2: 부서 결재자 전자결재 진행하기 #
자신이 부서 결재자로 지정된 전자결재를 승인 또는 반려하려면 다음을 따르십시오.
- 부서 탭을 클릭합니다.
- 개인 문서함결재 진행중 또는 부서 문서함결재 진행중으로 이동합니다.
- 문서 목록에서 검토를 진행할 문서를 열람합니다.
- 전자결재 탭 하단의 승인 또는 반려 버튼을 선택합니다.
참고: 부서결재자 중 단 한명이라도 반려/불합의할 경우, 부서 결재가 즉시 반려 처리되며 종료됩니다.
